eVaka-järjestelmä on yhteiskehittämisen taidonnäyte

Tampere on ollut mukana rakentamassa varhaiskasvatuksen järjestelmää, jossa hoituu muun muassa päiväkotien hallinto, laskutus, työaikasuunnittelu, viestintä ja läsnäoloaikojen varaus. Tampereen lisäksi eVaka on otettu käyttöön Espoossa, Turussa ja Oulussa. Järjestelmä on rakennettu avoimelle lähdekoodille, joten se on vapaasti myös muiden kuntien käytettävissä. 

Kehittäjäkaupunkien tavoitteena on sujuvoittaa varhaiskasvatuksen arkea eVakan avulla. Kun tiedot ovat yhdessä järjestelmässä, on myös erilaisten hallinnollisten työprosessien automatisointi helpompaa. eVaka-järjestelmän kehityksessä on myös otettu huomioon EU:n tietosuoja-asetus (GDPR).

– Järjestelmän kehittämisessä on tehty tiivistä yhteistyötä kaupunkien tietosuojavastaavien sekä juristien kanssa eli eVakassa lasten tiedot ovat turvassa. Järjestelmä täyttää tiukimmat tietosuojavaatimukset, tuoteomistaja Heli Ketola Tampereen kaupungilta kertoo.

Kehittäjäkaupungit ovat investoineet järjestelmään

Tähän mennessä eVaka-järjestelmän kehittämiseen on käytetty yhdeksän miljoonaa euroa, josta 3,4 miljoonaa on ollut valtiovarainministeriön rahoitusta. Kehittäjäkaupungit Espoo, Tampere, Turku ja Oulu ovat maksaneet loput kustannukset. 

Kaupungit päättivät investoida oman järjestelmän kehittämiseen, sillä markkinoilta ei löytynyt valmista järjestelmää, joka olisi yhdistänyt kaikki varhaiskasvatuksen tarpeet. Esimerkiksi Tampereella eVakan avulla pystyttiin korvaamaan kolme eri järjestelmää. 

– Aiemmin kehittäjäkaupungit ovat maksaneet satoja tuhansia euroja lisenssimaksuja järjestelmätoimittajille. Itse kehitetyssä järjestelmässä on pienet käyttökustannukset ja järjestelmän jatkokehittäminen on kaupungin omassa päätösvallassa, Tampereen kaupungin tietohallintopäällikkö Arto Kahila taustoittaa.

Parhaiden käytäntöjen valitsemista

Jotta neljä kaupunkia ovat voineet ottaa yhtenäisen järjestelmän käyttöön, niiden on pitänyt yhtenäistää myös toimintatapojaan esimerkiksi laskutuksessa tai lasten läsnäolokirjausten tekemisessä. Kaupungit ovat vertailleet kunkin kaupungin tapaa tehdä sama asia ja valinneet niistä parhaimman. Vertailun jälkeen on vielä mietitty, voisiko toimintatapaa yksinkertaistaa entisestään ja sitten yhteinen tapa on toteutettu eVakaan ja otettu kaupungeissa käyttöön.

Nyt kunnat kehittävät eVakan kolmatta versiota, jossa muun muassa automatisoidaan talouden prosesseja ja kehitetään huoltajien ja päiväkodin välistä viestintää. Kehittäjäkaupunkien tavoitteena on kehittää järjestelmää niin, että se palvelisi niitä seuraavat 10 vuotta.

– Oppeja eVakasta kannattaisi hyödyntää muissakin julkisen sektorin tietojärjestelmähankkeissa, toteaa Espoon kaupungin tietohallintojohtaja Maarit Waskilampi-Kuikka.