Digi- ja väestötietoviraston ylläpitämä Suomi.fi-palvelu on monille kansalaisille jo tuttu. Se tarjoaa tietoja yhteiskunnan toiminnoista ja sen kautta voi tarkastella omia rekisteritietojaan. Palvelu on myös vahvasti suojattu.
Tampere suunnittelee käyttävänsä palvelua asteittain esimerkiksi omakotitonttien varaamiseen ja niiden vuokrasopimusten uusimiseen, sekä ajoneuvojen siirtoa koskevien päätösten lähettämiseen.
Asiakkaan eli kuntalaisen kannalta järjestelmä on helppo käyttää. Suomi.fi-sivustolla tunnistaudutaan viestipalvelun käyttäjäksi ja käyttäjä saa jatkossa tiedon saapuneesta viestistä sähköpostiinsa tai kännykkäänsä, mikäli hän on ladannut siihen Suomi.fi-sovelluksen. Viestit ja dokumentit myös säilyvät palvelussa helposti saatavilla.
Palvelun voi myös lopettaa halutessaan ja siirtyä takaisin kirjepostin saajaksi. Eikä siihen toki ole pakko liittyä alun alkaenkaan, vaan Tampere toimittaa päätökset ja asiakirjat jatkossakin perinteisenä kirjepostina, mikäli kuntalainen niin haluaa.
Rajoittavana tekijänä on se, että viestin lähettävällä viranomaisella on oltava tiedossa asiakkaan henkilötunnus. Kaupungilla ei ole kuntalaisista yleistä tietokantaa, josta asukkaiden henkilötunnukset löytyisivät. Niinpä palvelua voidaan hyödyntää vain niissä tapauksissa, joissa asiakkaan henkilötunnus on tiedossa ja liittyy käsiteltävään asiaan. Esimerkiksi tontinvuokra-asioissa ja pysäköinninvalvonnassa näin on.
Muutos koskee ainoastaan kaupungin asianhallintajärjestelmää, eli ainoastaan sieltä lähetettävien hallintopäätöksien ja muiden asiakirjojen tiedoksiantoja (esim. muistutusvastauksia). Se ei myöskään korvaa kaupungin muita tiedoksiantokanavia.
Sähköisten laskujen lähettämisessä on tietysti myös ympäristönäkökulma. Kaupungin hiilijalanjälki pienenee melkoisesti, jos tuhansia kirjeitä ei tarvitse enää kuljettaa tavanomaisessa postissa.
