Onnistunut hankinta säästää kaupungin varoja

Hyvin onnistuneet hankinnat hyödyttävät kaikkia.

‒ Hankinta on keskeinen osa kunnan taloudellista ja toiminnallista menestystä, toteaa hankintapäällikkönä työskentelevä Jarkko Vesapuisto.

Vesapuisto aloitti työt kaupungilla syksyllä vuonna 2020 siirryttyään Tuomi Logistiikka Oy:stä julkisten hankintojen parista kaupungille. Tehtävät veivät myöhemmin kaupunkiympäristön palvelualueen hankintapäälliköksi.

Tampereen kaupungin hankintojen kilpailutus siirtyi Tuomi Logistiikalta konsernihallinnon hankintapalveluihin vuoden 2023 alussa, ja Vesapuistokin siirtyi silloin uuteen kaupungin sisäiseen hankintapalveluiden tiimiin hankintapäälliköksi.

Myös hankinta-asiantuntijana työskentelevä Heini Kuoppamäki oli aiemmin töissä Tuomi Logistiikka Oy:llä. Hän aloitti kaupungin hankintapalveluissa vuosi sitten toukokuussa.

‒ Työnkuvaani kuuluu kilpailuttaa hankintoja ja tarjota hankinta-asiantuntemusta erilaisiin projekteihin, hän kertoo.

Kun esimerkiksi perusopetuksessa herää tarve uusille opetusmateriaaleille, käännytään kaupungin hankintapalveluiden puoleen. Tieto hankinnan tarpeesta syötetään Hanska-hankintajärjestelmään, josta tieto kulkee hankinnan työpöydälle.

Hankintapäällikkö käy yhdessä palvelualueen kanssa tarpeita läpi, ja niistä muodostetaan hankittavia kokonaisuuksia. Hankinnan asiantuntijat suunnittelevat ja valmistelevat kilpailutettavat hankinnat yhdessä työryhmän kanssa ja huolehtivat sopimusten asianmukaisesta voimaan saattamisesta.

Ihmisten auttaminen palkitsee

Heini Kuoppamäen mukaan työ hankintapalveluissa on hyvin projektiluontoista. On palkitsevaa, kun projekti tulee hankintapalveluiden osalta päätökseen.

‒ Hankinnan onnistunut läpivienti ja lopputulos on työntekijöille ja projekteille merkityksellistä.

Kuoppamäen mukaan työ on myös monipuolista. Työtä saa tehdä erilaisien ihmisten kanssa, ja työtehtävät vaihtelevat paljon. Työ on teknistä ja tuottavaa, mutta se sisältää myös asiakaspalvelua ja juridiikkaa.

Onnistuneilla hankinnoilla voidaan myös välillisesti säästää kuntalaisten verorahoja. 

‒ Olemme kaupungin sisäisen tukipalvelu, mutta työmme vaikutukset kohdistuvat myös kuntalaisiin ja eri sidosryhmiin. Monet ratkaisut ovat kuntalaisten arkeen vaikuttavia asioita, puhutaanpa sitten varhaiskasvatuksen palveluista tai katu-urakoista ja kiinteistöjen rakentamisesta, Jarkko Vesapuisto kertoo.

Hankinta haluaa olla lähellä

Melko uutena toimintona ja organisoitumisen ollessa kesken hankintapalvelujen haasteena on olla mahdollisimman tavoitettava kaupungin sisällä. Hankintapalvelut pyrkivät olemaan lähellä hankintoja tekeviä organisaatioita ja yksiköitä, jotta hankinta olisi mahdollisimman ennakoitua ja suunnitelmallista. 

Haasteena on myös resurssien yhteensovittaminen eri toimijoiden välillä. Monet kaupungin työntekijät saattavat hoitaa hankintoja ja kilpailutuksia muun työn ohessa, eikä hankintatyötä ole resursoitu tehtävänkuviin. Tämä voi näkyä muun muassa hankintojen läpimenoajoissa ja siten suunnitelmallisuudessakin.

‒ Pohjimmiltaan haasteena on tuoda esiin hankinnan tärkeyttä ja merkityksellisyyttä ihmisille, jotta he antaisivat sille aikaa myös oman työn ohella, toteaa Kuoppamäki.

Hankinnan haasteita ratkotaan kategoriamallilla

Kaupunki hankkii suurilla summilla ulkoisia urakoita, palveluita ja tavaroita vuosittain. 

‒ Esimerkiksi tämän vuoden talousarviossa on arvioitu tulevan yhteensä lähes 650 miljoonan euron edestä kilpailutettavia ja sidosyksiköiltä ostettavia hyödykkeitä. Hankinnoilla on strateginen merkitys, sanoo hankintajohtaja Kari Paju.

Kaupungin hankkimien tuotteiden määrä on valtava, ja hankinnat ovat keskenään hyvin erilaisia. Hankinnalla on käytössä kategoriamalli, jotta suuret hankintamäärät saadaan pidettyä mahdollisimman hyvin hallinnassa. 

Kategoriamallin ideana on koota hankintatarpeet kaikista kaupungin yksiköistä niihin sopiviin kategorioihin. Kategorioille ja tuotteiden toimittajille määritellään yhteisiä tavoitteita. Lisäksi kategorioittain pyritään tunnistamaan ja hallitsemaan riskejä, joita liittyy muun muassa markkinoihin, hankintoihin, sopimuksiin ja kilpailutuksiin. Jokaista kategoriaa vetää hankintapäällikkö.

‒ Kategoriamalli pyrkii olemaan ratkaisu hankintojen parempaan suunnitteluun ja tuloksellisempaan toteuttamiseen, jotta esimerkiksi päällekkäisiä hankintoja ei tehtäisi, Heini Kuoppamäki kertoo.

Jarkko Vesapuiston vastuulla on kaksi kategoriaa, joita ovat infran rakentaminen ja kunnossapitoon liittyvät hankinnat sekä maankäyttöön ja rakentamisen suunnitteluun liittyvät hankinnat. Heini Kuoppamäki työskentelee osana ICT-kategorioiden tiimiä.

Haasteena on yrittää määritellä sitä, mitä hankintoja luokitellaan mihinkin kategoriaan. Kategorioiden muodostumiseen vaikuttaa esimerkiksi markkinatilanne. 

‒ Se ei ole päättyvä projekti, vaan kategoriamallia kehitetään jatkuvasti, toteaa Kuoppamäki.

Kategoriamalli on kuitenkin jo nyt ollut hyvä ratkaisu hankintojen suunnitteluun ja hallitsemiseen. 

‒ Olemme onnistuneet säästämään, ja hankintojen kustannukset ovat osin alempia kuin aikaisemmin.

Kaupunki suunnittelee hankintoja laajemmin jo ennen kilpailutusta

Hankintojen kilpailutus siirtyi Tuomi Logistiikalta osaksi Tampereen kaupunkikonsernia vuonna 2023. Ennen sitä kaupungilla ei ollut omaa strategista hankintamallia. Vesapuiston mukaan kategoriajohtamisen malli tuo hankintapalvelut ja kaupungin toiminnan paremmin yhteen.

‒ Kun toimimme samassa organisaatiossa, tavoitteet ovat selkeämmät ja pääsemme tehokkaammin eteenpäin.

Kuoppamäki kertoo, että Tuomessa  työ keskittyi enemmän kilpailutukseen. Nyt työ on hankinnan laajempaa suunnittelua jo ennen kilpailutusta. 

Tuomi Logistiikka Oy  on edelleen kaupungin yhteishankintayksikkö, eli kaupunki osallistuu Tuomi Logistiikan yhteishankintoihin. Yhteishankinnat tarkoittavat hankintasopimuksia, jotka on keskitetysti kilpailutettu usean kunnan käyttöön.

Kaupungin hankintapalvelut ovat saaneet työstään positiivista palautetta, vaikka ovat olleet osa kaupunkikonsernia vasta vähän aikaa. 

‒ Meidän pieni tiimimme on onnistunut ottamaan hallitun otteen suhteellisen isosta kilpailutusmäärästä. Kilpailutuksia on viety eteenpäin ajallaan, ja olemme tarttuneet hyvin kaupungin tarpeisiin. Nyt kun kaupungilla on oma hankintapalvelu, kysymyksiä ja odotuksia on paljon. Mielestäni olemme pystyneet vastaamaan niihin kohtuullisen hyvin ja ripeästi, kertoo Jarkko Vesapuisto.