Koulun työntekijä täyttää tapaturmailmoituksen aina tapaturmatilanteessa, vaikka lääkärin hoitoa ei heti tarvittaisikaan. Tapaturmailmoituksen täyttää koulun henkilökunnan edustaja, jolla on ollut valvontavelvollisuus tilanteessa.
Tapaturmailmoitus on edellytyksenä korvausten myöntämiselle. Tapaturmailmoituksesta tulostetaan tarvittaessa koululla kopio huoltajalle. Lisäksi koululta annetaan vakuutustodistus, jossa on toimintaohjeet huoltajalle ja hoitolaitokselle.