Tapahtumajärjestäjille

Tapahtumapalvelut neuvoo kaikenlaisten tapahtumien järjestäjiä missä tahansa tapahtumiin liittyvissä asioissa. Jos sinulla on hyvä idea, valmis konsepti tai jo vakiintunut tapahtuma, me tuemme sinua maksutta kaikissa tapahtumajärjestämisen osa-alueissa, mm. :

• sopivan tapahtumapaikan löytäminen
• tehokkaiden ja edullisten markkinointikeinojen hyödyntäminen
• siistin, vastuullisen ja turvallisen tapahtuman järjestäminen
• tarvittavien lupien ja ilmoitusten selvittäminen
• budjetin suunnittelu
• oikean kohderyhmän hahmottaminen
• yhteistyökumppaneiden löytäminen.

Kannattaa myös tutustua tapahtumajärjestäjän oppaaseen. Tapahtumapalveluista saa myös apua suurtapahtumien hakemiseen.

Jos olet järjestämässä tai hakemassa kaupunkiin kansainvälistä kongressia, ole yhteydessä  Tampere Convention Bureau'hun.

Tällä hetkellä kaupungin yleisiä alueita vuokraa kaupungin tilaomaisuuden hallinta. Liikuntapaikat (mukaan lukien Tampereen stadion) vuokrataan liikunnan ja nuorison palveluryhmän kautta ja katualueiden käyttöön luvat saa kaupungin katutilavalvonnasta. Puistojen lavoja hallinnoi kaupunkikulttuuriyksikkö. Yksityisten tilojen käytöstä kannattaa kysyä tilojen omistajilta. Jos haluat apua tapahtumapaikan valintaan, tai et tiedä mistä tilan voisi varata, ole yhteydessä tapahtumapalveluihin.

Tampereen kaupunki välittää mainostilaa tapahtumien käyttöön katujen varsilla sijaitsevista abribus-mainostauluista ja neljästä medianäytöstä. Mainostilaa on rajoitetusti, eikä sitä valitettavasti kaikille tapahtumille riitä. Abribus-paikkoihin on haku kerran vuodessa syys-lokakuussa. Medianäyttöjä voi varata ympäri vuoden.

Banderollipaikkoja välittää kaupungin Tilaomaisuuden hallinta.

Tarvittavat luvat riippuvat tapahtuman koosta ja luonteesta. Yleisimmin tarvitaan lupa tapahtuma-alueen tai tilan käyttöön, lupa katutilan käyttöön, yleisötilaisuuksista ilmoitus poliisille, turvallisuus- ja pelastussuunnitelmat ja jätehuoltosuunnitelma. Jos tapahtumassa on musiikkia, tarjoillaan ruokaa tai alkoholia tai järjestetään ohjelmapalveluita, tarvittavien lupien, ilmoitusten ja suunnitelmien määrä kasvaa.

Tarvittavista luvista saat lisätietoa tapahtumajärjestäjän oppaan luvat, ilmoitukset ja suunnitelmat -osiosta, johon on linkki alla, tai olemalla yhteydessä tapahtumapalveluihin.

Tällä hetkellä jokainen tarvittava lupa haetaan erikseen asianosaiselta viranomaiselta.

Suunnittelukalenteri

Suunnittelukalenteri on tapahtumajärjestäjien käyttöön tarkoitettu kalenteri, johon on hyvä ilmoittaa tapahtumat jo vaikka useampi vuosi ennen tapahtumaa. Markkinointitekstejä ei tarvita, tarkoituksena on kertoa mitä olette järjestämässä ja missä, kuinka paljon tapahtumaan on odotettavissa väkeä ja onko sillä vaikutuksia muuhun toimintaan. Päätarkoitus on jakaa tietoa tulevista tapahtumista muille tapahtumajärjestäjille. Kalenteriin ei ole tarvetta lisätä säännöllistä tapahtumatoimintaa, kursseja, sarjapelejä tai hyvin pieniä tapahtumia.

Tampereen tapahtumakalenteri ja Eventz.today-rajapinta

Tapahtumat.tampere.fi on Eventz.today-rajapintaa hyödyntävä tapahtumakalenteri, josta tapahtumatiedot välittyvät myös esim. Tampere.Finland-mobiilisovellukseen, Visit Tampereen tapahtumakalenteriin ja Aamulehden Menokoneeseen. Kalenteriin vietävät tapahtumat kannattaa aina kääntää myös englanniksi, jos mahdollista.

Tapahtumajärjestäjän oppaassa on muutamia käytännön vinkkejä vastuullisuuden huomioimiseen tapahtumissa. Tampereella on myös otettu käyttöön Valitse vastuullisemmin -palvelu, josta saa työkaluja vastuulliseen toimintaan.

Kaupunki myöntää tapahtumatoimintaan mm. tuotantotukia, festivaaliavustuksia ja suurtapahtuma-avustuksia.

Tuotantotukea myönnetään Tampereella järjestettävien kaikille avoimien tapahtumien ja projektien järjestelyistä aiheutuviin kuluihin. Hakuaika on jatkuva.

Toiminta-avustuksista on irrotettu omaksi kokonaisuudekseen Festivaalit ja suuret yleisötapahtumat. Tukea myönnetään vakiintuneiden, vähintään kolme vuotta toimineiden paikallisten festivaalien järjestelyihin. Hakuaika on marraskuussa.

Suurtapahtuma-avustuksia myönnetään pääsääntöisesti kertaluontoisille tapahtumille, esimerkiksi kansainvälisille tapahtumille tai merkittäville kansallisille suurtapahtumille. Hakuaika on jatkuva.

Tapahtumakäyttöön varustetuilla alueilla, esim. Ratinanniemessä, Särkänniemen tapahtumarannassa, Hämeenpuistossa ja Keskustorilla, on valmiina tapahtumasähkökeskuksia. Keskusten käytöstä voi tiedustella alueen varauksen yhteydessä. Jos sähköntarve on suuri tai alueella ei ole valmista sähkökeskusta, tapahtumille on tarjolla väliaikaisia sähköliittymiä- ja keskuksia.

Samaan tapaan osassa tapahtumapaikoista on valmis vesiliittymä, josta voi tiedustella alueen varauksen yhteydessä. Jos vettä ei ole saatavilla, sitä voi tilata paikalle vesisäiliössä esim. Tampereen vedeltä.

Telttoja, lavoja, penkkejä, pöytiä ja muita tapahtuman rakenteita vuokraa Tampereen alueella useita eri toimijoita. Kaupungilla ei ole näitä rakenteita tarjota. Kaupungilta voi vuokrata tapahtumamökkejä esim. infopisteiksi tai pienimuotoiseen ruuan tarjoiluun.