Vastuulliset ja kestävät tapahtumat

Kestävän kehityksen huomioiminen osoittaa vastuullisuutta ja välittämistä. Esimerkiksi ympäristöystävällisyys on yhä merkittävämpi imagotekijä ja kilpailuvaltti myös tapahtuma-alalla. Tampereen kaupunki on sitoutunut edistämään alueellaan kestävää kehitystä ja siksi myös tapahtumajärjestäjien halutaan ottavan nämä teemat huomioon.

Tälle sivulle on koottu vinkkejä vastuullisten tapahtumien järjestämiseen ja siihen, miten voit täyttää tapahtumaluvan ehdot ja suositukset.

Tapahtumapaikan valinta

Tapahtuman kestävyyden huomioinnissa tapahtumapaikan valinnalla on suuri merkitys. Hyvin julkisten kulkuyhteyksien tavoittama tapahtumapaikka on saavutettava sekä mahdollistaa tapahtumakävijöille kestävän tavan saapua paikalle. Sopiva paikka oikein mitoitettuna minimoi myös tapahtuman vaikutuksen ympäristöön ja vesistöihin sekä on yleisesti tapahtumakokemuksen kannalta toimiva.

Tapahtuman liikenteellinen saavutettavuus

Tapahtuman liikennesuunnittelussa ja paikan valinnassa on otettava huomioon saavutettavuus julkisilla kulkuvälineillä ja viestintä julkisista yhteyksistä tapahtumapaikalle. Joukkoliikenteen palveluntarjoajien kanssa voi sopia lisävuorojen hankinnasta tapahtumaan tai joukkoliikennelipun yhdistämisestä tapahtumalippuun. Liikkumista suunniteltaessa on hyvä muistaa myös paikan saavutettavuus kävellen ja polkupyörällä, sekä polkupyörien toimiva ja turvallinen pysäköintimahdollisuus. Alla lisää tarkempia ohjeita liikenteelliseen saavutettavuuteen. Kokoustapahtumissa valitse tapahtumapaikat ja hotellit kävelymatkan etäisyydeltä toisistaan. Mikäli kuljetuksia tarvitaan, kerro osallistujille julkisen liikenteen hyödyntämisen mahdollisuuksista.

Tapahtuman esteettömyys

Esteettömyys parantaa tapahtuman laatua ja on välttämätön edellytys monien osallistumiselle. Samalla tapahtuma on kaikille viihtyisä, sujuva ja turvallinen. Esteettömyys on otettava huomioon tapahtumapaikkaa valittaessa ja tapahtumasuunnittelussa, ja siitä on viestittävä näkyvästi ja selkeästi.

Esteettömyys- ja saavutettavuustiedot tulisi olla selkeästi saatavilla ja löytyä helposti esimerkiksi tapahtuman verkkosivuilta ja tapahtuma-alueen läheisyydestä. Tietojen tulee olla riittävän kattavat sekä ajan tasalla. Huomioithan, että myös tapahtuman mahdollisesta esteellisyydestä on tärkeää viestiä, jos paikalla on vaikkapa portaat, joita ei voi kiertää. Esteettömyydestä ja saavutettavuudesta löytyy kattavasti lisätietoja muun muassa Kaupungin tapahtumajärjestäjän oppaasta sekä Papunetin ja Kulttuuria kaikille -palvelun verkkosivuilta.

Tapahtuman vaikutusten minimointi ympäröiviin viheralueisiin

Tapahtumaa järjestettäessä on huomioitava kasviston, vesien ja eläimistön suojaus aitaamalla alueet, joissa on haavoittuvaa kasvillisuutta. Myös tapahtumakävijöiden pääsyn estäminen tiettyihin paikkoihin voi joissakin tapauksissa olla tarpeen. Ohjataan tapahtumakävijät käyttämään siihen tarkoitettuja kulkuväyliä tapahtumapaikalla ja sen läheisyydessä. Huomioidaan eri pintojen painorajoitukset ja tapahtumalogistiikan väylät ja niiden vaikutukset maaperään; älä ohjaa liikennettä esimerkiksi nurmikolle, jollei se ole aivan välttämätöntä. Muistetaan myös seurata sääolojen vaikutuksia maaperään ja tehdään toimenpiteitä tarvittaessa.

Vastuullinen viestintä

Olennainen osa vastuullisen tapahtuman järjestämistä on selkeä ja tavoittava viestintä, joka on toteutettu saavutettavasti ja eri kohderyhmät huomioon ottaen. Informoi tapahtumakävijöitä tiedottamalla vastuullisuuskäytännöistä (esim. siisteyden, liikkumisen ja asiallisen käytöksen osalta) tapahtumapaikalla, somessa ja verkkosivuilla. Sitouta myös alihankkijat ja yhteistyökumppanit mukaan vastuulliseen tapahtumaan.

Sosiaalinen vastuullisuus

Sosiaalisesti vastuullinen tapahtuma luo hyvää myös ympäröivään yhteiskuntaan omalla toiminnallaan. Sinne kaikki ovat tervetulleita omana itsenään ja ilmapiiri on turvallinen.

Ilmaisohjelma osana tapahtumaa

Ilmaisohjelman järjestäminen voi olla osa varsinaista tapahtumaa tai pienempi sivutapahtuma varsinaisen tapahtuma-alueen ulkopuolella. Se voi olla myös esimerkiksi livestriimaus osasta tapahtumaa. Tapahtumasarjassa, kuten esimerkiksi elokuvafestivaaleilla, olisi oltava vähintään yksi ilmaisnäytös.

Työllistetään vaikeasti työllistyviä

Vaikeasti työllistettäviksi katsotaan esimerkiksi pitkäaikaistyöttömät (kuten laissa julkisista työvoimapalveluista 1295/2002), suomen kieltä heikosti puhuvat sekä kehitysvammaiset. Merkittävää on aito työllistyminen. Vaikeasti työllistyvien tulee olla työsuhteessa ja saada työstään palkkaa. Palkaksi ei katsota työosuusrahaa.

Työntekijät voivat käyttää osan työajastaan vapaaehtoistyöhön

Työntekijät saavat käyttää esimerkiksi yhden työpäivän vuodessa vapaaehtoistyöhön tai -projektiin, joka voi tapahtua yhteistyössä järjestökumppaneiden kanssa. Työajalla tehty vapaaehtoistyö hyödyttää toimijaa, sen työntekijöiden hyvinvointia ja vapaaehtoisjärjestöä, jossa toiminta tapahtuu. Tämä antaa työntekijöille mahdollisuuksia oppia uutta ja ymmärtää vastuullisuutta uudella tavalla. Lisäksi vapaaehtoistyö lisää tutkitusti siihen osallistuvien onnellisuutta.

Toimintaohje sopimattomaan käytökseen puuttumiseen ja raportointiin

Tapahtumassa on oltava ohjeistus niin tapahtumakävijöille kuin henkilökunnallekin. Tapahtumakävijän tulee tietää, miten hän voi raportoida mahdollisista havainnoistaan henkilökunnalle, esimerkiksi järjestyksenvalvojille. Myös tapahtumahenkilökunnalla tulee olla tiedossa, miten heidän tulee toimia, jos he itse havaitsevat tai tapahtumakävijät raportoivat heille epäasiallisesta käytöksestä. Tapahtumassa tulee olla nimettynä myös häirintäyhdyshenkilö ja epäasiallisen käytöksen tuomitsemisesta on viestittävä näkyvästi.

Tapahtuman terveysturvallisuus

Tapahtumapaikalle on varattava riittävästi käsidesipisteitä ja/tai käsienpesupisteitä, ja niitä on sijoitettava erityisesti wc-tilojen ja ruokailupaikkojen läheisyyteen. Paikalle on varattava myös riittävästi ensiapuvälineitä sekä henkilökuntaa, ketkä osaavat käyttää niitä.

Korvatulppien saatavuus

Tapahtumajärjestäjän tulee tarjota korvatulppia niitä haluaville tarvittaessa. Jakaminen voi tapahtua esimerkiksi henkilökunnan toimesta tietyssä paikassa, mutta muistathan viestiä selkeästi ja saavutettavasti, missä jako tapahtuu.

Jätteiden käsittely

Tehokas ja toimiva jätehuolto on kestävän tapahtuman kulmakivi. Muista mahdollistaa kierrättäminen niin hyvin kuin suinkin mahdollista!

Tapahtumassa syntyvien jätteiden kierrätys

Tapahtumassa syntyvät jätteet on kierrätettävä mahdollisimman tehokkaasti. Olennaista tämän onnistumisessa on selkeä viestintä, riittävä määrä jäteastioita ja huolellinen ennakkosuunnittelu.

• Järjestä tapahtumapaikalle lajittelupiste ja henkilökuntaa opastamaan lajittelussa. Varmista, että lajittelupisteellä on selkeät opasteet, tee lajittelusta helppoa tapahtumakävijälle.
• Sijoittele roska-astiat näkyvästi ja olennaisiin paikkoihin, esimerkiksi ruokailualueelle ja keskeisten kulkuväylien läheisyyteen.
• Järjestä tupakointialueelle tarpeeksi tuhkakuppeja.
• Varaa tarpeeksi käymälöitä ja huolehdi niiden siisteydestä ja tyhjennyksestä.
• Huolehdi jätevesien asianmukaisesta käsittelystä.
• Tapahtuman järjestäjä siivoaa tapahtumapaikan asianmukaisesti tapahtuman jälkeen, jotta alue jää siistiin kuntoon.

Ympäristöystävälliset hankinnat

Suosi kierrätysmateriaaleja, kaluston vuokrausta sekä jakamista. Suunnittele jo etukäteen, miten materiaaleja voi hyödyntää jossakin muualla uudestaan.

Tapahtumassa käytettävät pesuaineet

Tapahtumassa käytettävien pesuaineiden tulisi olla ympäristömerkittyjä. Jos siivous tilataan ulkopuoliselta taholta, tapahtumajärjestäjän on varmistettava, että myös valittu taho käyttää ympäristömerkittyjä pesuaineita.

Käytettävät materiaalien uudelleen käyttö ja kierrätys

Kaikissa tapahtuman materiaaleissa olisi hyvä pyrkiä mahdollisimman korkeaan uudelleenkäyttö ja -kierrätysasteeseen. Hyviä käytännön vinkkejä löytyy muun muassa Pirfestin Eko-oppaasta.

Kertakäyttöastioiden ja -pakkausten vähentäminen

Kertakäyttöastiat ja take away -astiat synnyttävät merkittäviä määriä jätteitä ja ovat kuluerä yritykselle. Uudet toimintatavat ja kulttuurin muuttuminen vaatii käynnistyäkseen kirittäjiä. Toimija voi esimerkiksi kannustaa asiakkaita käyttämään omia astioita antamalla alennuksen ostoksesta, jos sen ottaa mukaan omaan astiaan. Myös erilaisten panttiastioiden/-mukien käyttämisestä on hyviä kokemuksia erilaisissa tapahtumissa.

Tapahtuman energian käyttö ja hankinta

Käytä energiaa mahdollisimman vähän ja ympäristöystävällisesti tuotettuna. Energian säästämisessä pienistä puroista kasvaa suuri virta ja se säästää myös selvää rahaa.

Sähkön ja lämmön hankinta

Tapahtuman sähkö ja lämpö olisi hankittava ympäristöystävällisesti tuotetulla tavalla, esimerkiksi aurinko- tai tuulivoimalla.

Suunnitelma sähkön ja lämmön käytön vähentämiseksi

Tapahtumajärjestäjän tulisi tehdä suunnitelma, jossa on selkeitä määrällisiä toimenpiteitä sähkön sekä lämmönkäytön vähentämiseksi. Toimenpiteitä voivat olla esimerkiksi valaistuksessa energiansäästö- ja LED-lamppujen käyttäminen, energiatehokkaiden sähkölaitteiden käyttö, sisätiloissa lämpötilan alentaminen yms.

Tapahtuman ruoka ja tarjoilu

Ruoantuotanto kuormittaa maapalloa valtavasti, joten kestävät vaihtoehdot ruoan ja tarjoilun suhteen ovat avainasemassa myös kestävämpien tapahtumien toteuttamisessa. Suosi siis kasvisvaihtoehtoja, lähiruokaa ja minimoi hävikki. Myös astioiden osalta kertakäyttöisten astioiden vähentäminen on syytä huomioida.

Kotimaisten raaka-aineiden käytön lisääminen

Tapahtumassa käytettävinä raaka-aineina tulisi hyödyntää mahdollisimman paljon kotimaisia tuotteita. Lisätietoa kotimaisten tuotteiden tunnistamiseen löytyy esimerkiksi Ruokatieto Yhdistys ry:n sivuilta linkistä alta.

Ruokahävikin vähentäminen

Ruokahävikin vähentämisessä tärkein toimenpide on riittävä ja realistinen ennakkosuunnittelu. Jos hävikkiä kuitenkin syntyy, voi sitä lahjoittaa esimerkiksi paikallisille ruoka-aputoimijoille. Tällaisia toimijoita ovat esimerkiksi  Tampereella Nekalan Ruokapankki sekä eri sovellukset, kuten ResQ.

Kävijöiden mahdollisuus täyttää oma vesipullo tai saada vettä ilmaiseksi

Tapahtumassa tulisi olla vesipiste tai vesipisteitä, joissa on mahdollista täyttää oma vesipullo tai saada vettä ilmaiseksi. Vesipisteiden lukumäärässä tulee huomioida kävijöiden lukumäärä. Vesipullon täytön mahdollisuudesta ja vesipisteiden sijainnista tulee viestiä selkeästi ennen tapahtumaa ja tapahtuman aikana.

Vegaanisten vaihtoehtojen huomioiminen tarjoiluissa

Tarjolla tulisi olla vähintään yksi riittävän laadukas täysin vegaaninen ruokavaihtoehto (myös mahdollinen alku- tai jälkiruoka jne.). Yhdenvertaisuuden lisäksi vegaaniruoka on ilmasto- ja eettisestä näkökulmasta kestävämpi vaihtoehto verrattuna eläinperäisin tuotteisiin.

Tapahtuman hiilijalanjälki

Hiilijalanjälki on mainio mittari tapahtuman ekologisen kestävyyden tilanteen hahmottamiseen sekä päästövähennyskohteiden kartoittamiseen.

Tapahtuman hiilijalanjäljen kompensointi

Kompensoitaessa koko jäljelle jäävää hiilijalanjälkeä on ensin laskettava tapahtuman kokonaishiilijalanjälki, jonka jälkeen jäljelle jäävä osuus (kokonaan tai osittain) kompensoidaan esimerkiksi ulkoisen palveluntarjoajan avulla. Hiilijalanjälkeä kompensoitaessa on syytä muistaa, ettei sen itsessään tule olla anekaupan tyylinen toimenpide, vaan hiilijalanjäljen pienentämisessä prioriteetti tulee olla oman toiminnan kehittämisessä. Hiilijalanjäljen kompensoimisessa on myös suuri viherpesun vaara esimerkiksi palveluntarjoajien osalta, joten palvelua ostaessa on syytä perehtyä tarkasti muun muassa heidän sertifikaatteihin. Lisätietoja alla linkeistä.

Hankintojen hiilijalanjäljen pienentäminen

Kasviperäisiä tuotteita tulisi suosia eläinperäisten sijaan. Ruoantuotanto on yksi suurimmista ilmastopäästöjen lähteistä koko maailmassa, ja hyvä nyrkkisääntö ruoan ilmastovaikutusten arviointiin on se, että kasviperäiset tuotteet ovat merkittävästi kestävämpi valinta verrattuna eläinperäisiin tuotteisiin. Ilmastopäästöjen lisäksi eläintuotanto vaikuttaa huomattavan negatiivisesti muun muassa rehevöitymiseen, happamoitumiseen ja luonnon monimuotoisuuteen.

Kävijän keskimääräinen hiilijalanjälki laskettu ja nähtävillä

Hiilijalanjäljen laskemiseen löytyy paljon erilaisia tapoja sekä laskureita, ja se voi olla suurikin apu tapahtuman ekologista kestävyyttä kehitettäessä. Tapahtuman hiilijalanjälki koostuu useista tekijöistä ja mitä kokonaisvaltaisemmin ne otetaan huomioon, sitä totuudenmukaisempi tulos saadaan. Esimerkiksi tapahtumakävijöiden saapuminen tapahtumapaikalle on merkittävä päästölähde koko tapahtuman osalta.

Vastuullisia tekoja

Muista viestiä vastuullisuusteostasi, sillä se kannustaa myös muita tekemään vastuullisempia tapahtumia. Hyvät käytännöt on hyvä jakaa ja samalla ottaa oppia muilta oman toiminnan kehittämiseksi. Avoin ja selkeä viesti sitouttaa myös tapahtumakävijät vastuullisiksi toimijoiksi tapahtumassa sekä muualla.

Osa tapahtuman tuotoista hyväntekeväisyyteen

Osan tapahtuman tuotoista voi lahjoittaa hyväntekeväisyyteen. Erilaisia hyväntekeväisyysjärjestöjä on pilvin pimein, joten valinta kannattaa tehdä vaikkapa tapahtuman teemaan tai järjestämispaikkaan liittyvällä perusteella.

Tasa-arvon ja yhdenvertaisuuden aktiivinen edistäminen

Toimijan olisi hyvä aktiivisesti pyrkiä luomaan tilasta tasa-arvoinen kaikille ja viestiä asiasta näkyvästi. Viestinnässä voi nostaa esille esimerkiksi sateenkaarilippua, syrjinnän vastainen alue, perhe- tai lapsimyönteisyys -teemoja. Tapahtumajärjestäjän on hyvä luoda yhdessä henkilökunnan kanssa ohjeet siihen, miten sekä asiakkaiden, että henkilökunnan tulee toimia, jos tiloissa tapahtuu seksuaalista häirintää, rasistista, homofobista tai muuta syrjivää käyttäytymistä tai muuta asiatonta käytöstä. Nämä ohjeet tulisi olla selvästi myös asiakkaiden nähtävillä. Linjauksen läpikäyminen on osa uuden työntekijän (mukaan lukien alihankkijat ja vuokratyöntekijät) perehdytystä. Perustasolla ohjeisiin kuuluu ilmoittaminen tilanteesta henkilökunnan jäsenelle tai turvallisuudesta vastaavalle taholle. Henkilökunnalla ja turvallisuudesta vastaavalla taholla tulisi olla selkeä ja asiakkaalle viestitty linjaus siitä, millaisissa tilanteissa häiritsevästä käytöksestä syytetty poistetaan tiloista. Sääntöjä kehitettäessä voi kääntyä Valomerkki-kampanjan puoleen alla olevasta linkin kautta.

Muiden tahojen kannustaminen vastuullisuustekoihin

Toimijan yksi merkittävin vaikutus kestävyyteen voi olla sen kannustavan vaikutuksen kautta tapahtuneet muutokset muiden tahojen toimintaan, sekä viestiminen näistä. Tämä voi tarkoittaa sitä, että toimija vaatii esimerkiksi vuokranantajaltaan tai alihankkijoiltaan vastaavien kriteerien täyttämistä. Tapahtumat tavoittavat laajoja massoja, joten niillä on merkittävä rooli asenneilmapiirin luomisessa kestävyyden suhteen. Sujuvat ja mutkattomat kokemukset konkreettisista vastuullisuusteoista kantavat monesti myös tapahtuman jälkeen.

Sertifikaatit, tunnukset ja merkit

Tapahtumajärjestäjä voi hakea tapahtumalleen esimerkiksi ympäristösertifikaattia tai liittyä eri ohjelmiin tai palveluihin mukaan. Tällä tavoin varmistetaan ja osoitetaan, että tapahtuma täyttää tietyt laatuvaatimukset ja toimintaa halutaan jatkuvasti parantaa.

• Ympäristö- ja/tai laatujärjestelmään liittyminen ja kuuluminen. Esimerkiksi Ekokompassi tapahtuma -sertifikaatti on tapahtumille tarkoitettu ohjelma, jossa sitoudutaan pitkäjänteiseen ympäristötyöhön ja laaditaan yhdessä ympäristöohjelma konkreettisten toimenpiteiden toteuttamiseksi.
• Yhteiskunnallisen yrityksen merkki. Merkin voi saada yritys, joka on perustettu tuottamaan yhteiskunnallista hyvää ja joka käyttää suurimman osan voitostaan yhteiskunnallisen tai ympäristöongelman ratkaisemiseen.
• Visit Tampereen Valitse vastuullisemmin -palveluun liittyminen. Palvelu antaa raamit kokonaisvaltaiselle vastuulliselle toiminnalle. Se koostuu muun muassa tapahtuma-alan toimijoille räätälöidystä kriteeristöstä, joista tietyn osan täyttämällä pääsee osaksi Valitse Vastuullisemmin -verkostoa.