Asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja tarkoitus

Tampereen kaupungin asiakirjajulkisuuskuvaus on kuvaus kaupungin tiedoista ja asiakirjoista tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti.

Kuvaus sisältää tiedot asiarekistereistä, tietovarannoista, tietojärjestelmistä, tietoaineistoista, tietoryhmistä sekä tietoaineistojen saatavuudesta teknisen rajapinnan avulla. Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten Tampereen kaupungin asiarekisteri sekä palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Sen avulla kerrotaan myös, missä laajuudessa viranomainen käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita.

Asiakirjajulkisuuskuvaus on yksi tavoista avustaa kuntalaista kohdistamaan tietopyyntönsä. Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 13 §). Viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä.

Tampereen kaupungin asiarekisteri ja päätöksentekojärjestelmä

Tiedonhallintalain 25 §:n mukaan kaupungin on ylläpidettävä viranomaisen käsittelyssä olevista ja olleista asioista asiarekisteriä, johon rekisteröidään asiaa, asiankäsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot. Asiarekisterillä tarkoitetaan päätöksentekojärjestelmää ja muita asianhallintaan kuuluvia tietojärjestelmiä. Hallinnollisten asioiden asiarekisteriin kirjataan kaikki vireille tulleet asiat, niihin liittyvät toimenpiteet sekä asiakirjat.

• Asialla tarkoitetaan viranomaisen käsiteltäväksi saamaa tai ottamaa kokonaisuutta, jonka tuloksena viranomaisen toimintaprosessissa (asiankäsittelyprosessissa) tehdään toimenpiteitä, jonka tavanomaisena tuloksena syntyy viranomaisen tekemä ratkaisu, joka voi olla esimerkiksi hallintopäätös, määräys, lausunto, ohje tai muu viranomaisen kannanmuodostus.
• Asiakirjallisilla tiedoilla tarkoitetaan organisaation tehtävien ja niiden käsittelyprosessien yhteydessä kertyvää tietoa, jonka organisaatio on tuottanut tai vastaanottanut osana tehtäviään ja jota se säilyttää tietovarantona sekä todisteena.
• Asiankäsittelyyn liittyvät toimenpiteet ovat aloitus-, väli- tai lopputoimenpiteitä asian käsittelyssä. Esimerkkejä toimenpiteen tyypistä ovat valmistelu, päätöksenteko, tiedoksianto, muutoksenhaku ja seuranta.

Tampereen kaupungin päätöksentekojärjestelmä on nimeltään Selma (CaseM). Selma-päätöksentekojärjestelmä toimii kaupungin diaarina ja sillä hallitaan asioiden vireilletuloa, asioiden hallintaa, valmistelutyötä, päätöksentekoa, tiedoksiantoa, muutoksenhakua, julkaisemista, toimielintyöskentelyä sekä asiointia. Selma-päätöksentekojärjestelmässä käsiteltäville asioille ja asiakirjoille annetaan julkisuusluokka, henkilötietoluonne, salassapitoperuste, salassapitoaika ja salassapitoajan laskentaperuste.

Hakuperusteet

Tiedonhallintalain 25 §:n mukaan kaupungin on huolehdittava siitä, että asiarekisterin tai sen osan julkisista merkinnöistä on mahdollista tuottaa tiedot tiedonsaantia koskevien pyyntöjen yksilöimiseksi.

Tampereen kaupungin asiakirjoja tai muita tietoja voidaan hakea asiarekisteristä tai tietojärjestelmästä mm. seuraavilla hakuperusteilla:

• asiakirjan tai asian nimi
• diaarinumero (asianumero)
• kiinteistötunnus
• henkilön nimi (esim. asiakas tai päätöksentekijä)
• henkilötunnus
• asian käsittelyvaiheet ja siinä tehdyt päätökset
• käsittelyprosessin tila (avoinna tai suljettu)
• asian vireillepanija
• päätöksentekijä
• valmistelija
• päivämäärä.

Tampereen kaupungin tietovarannot

Tietovarannolla tarkoitetaan viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. Tampereen kaupungin tietovarantoja hallitaan arkistonmuodostussuunnitelmien ja tiedonohjaussuunnitelmien avulla. Tietovarantoihin sisältyvät henkilörekisterit on kuvattu kaupungin verkkosivuilla julkaistavissa tietosuojaselosteissa . Tietosuojaselosteissa kerrotaan henkilörekisterin käyttötarkoitus, rekisteristä vastaava viranhaltija ja yhteystiedot. Lisäksi tietosuojaselosteissa kuvataan rekisterin sisältämät tiedot, tietojen käyttö ja tietojen ylläpitoon käytettävät tietojärjestelmät.

Tampereen kaupungin tiedonhallinta koostuu 24 tietovarannosta. Alle on kuvattu kaupungin tietovarannot sekä niihin sisältyvät tietojärjestelmät, joissa tehdään hallinnollinen ratkaisu tai päätös kunnan lakisääteisten tehtävien osalta.

• Alueiden käytön suunnittelu tietovaranto sisältää alueiden käyttöön liittyvät suunnitelmat ja ne suunnitelmien lähtötiedot, jotka eivät sisälly muihin tietovarantoihin. Tietovarannosta vastaava viranomainen on yhdyskuntalautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmät Facta Tampere ja Selma-päätöksentekojärjestelmä.
• Asuminen tietovaranto sisältää asuntolainsäädännössä kaupungille asetetut viranomaistehtävät, mm. ARA-vuokra-asuntojen asukasvalintojen valvonta ja asumisoikeusasuntojen asukasvalintojen hyväksyntä. Tietovaranto sisältää myös avustukset ja henkilökohtaiset asuntolainat. Tietovarannosta vastaava viranomainen on asunto- ja kiinteistölautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmät Facta Tampere, Kiila ja Selma-päätöksentekojärjestelmä.
• Henkilöstöhallinto tietovarantoon sisältyvät kaupungin henkilöstöhallinnon tehtävissä syntyvät palvelussuhteeseen, palkkaukseen, osaamiseen, työhyvinvointiin ja työturvallisuuteen kuuluvat tiedot kaupungin henkilöstöstä. Tietovarannosta vastaava viranomainen on kaupunginhallitus. Tietovarantoon kuuluu Selma-päätöksentekojärjestelmä, Kuntarekry rekrytointijärjestelmä ja Personec F ESS -järjestelmä.
• ICT-tietovarantoon sisältyvät kaupungin sekä seutuyhteistyösopimuksen kautta kaupungin tehtäviksi määriteltyjen tietohallinnon strategialinjauksien, kokonaisarkkitehtuurityön, tietotekniikkaratkaisujen ja tietoteknisen infrastruktuurin (alustat, yhteydet sekä integraatiot, koneet ja laitteet sekä työasemat, tietoliikenne, esitystekniikka ym.), tietovarastoinnin, raportoinnin sekä tietosuoja- ja tietoturvaohjauksen sekä -seurannan toteuttamiseen liittyvät tietoaineistot. Lisäksi varantoon sisältyvät tietojärjestelmien käyttöönoton, käyttövaltuuksien hallinnan, käyttötuen, käytönaikaisen ylläpidon ja sovelluskehityksen sekä järjestelmärekisterin hallinnan tietoaineistot. Tietovarannosta vastaava viranomainen on kaupunginhallitus. Tietovarantoon kuuluu Selma-päätöksentekojärjestelmä.
• Joukkoliikenne ja liikkuminen tietovaranto sisältää kaupungin joukkoliikenteeseen ja muihin kaupungin järjestämiin liikkumisen palveluihin liittyvät tiedot sekä liikennetiedot. Tietovarannosta vastaava viranomainen on Tampereen kaupunkiseudun joukkoliikennelautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmä Selma-päätöksentekojärjestelmä.
• Jätehuolto tietovaranto sisältää jätehuollon järjestämiseen liittyvät suunnitelmat sekä lupa- ja valvontatiedot. Tietovarannosta vastaava viranomainen on alueellinen jätehuoltolautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmät Facta Jätehuolto ja Selma-päätöksentekojärjestelmä.
• Kiinteistö tietovaranto sisältää kiinteistönmuodostukselliset suunnitelmat ja toteutukset maaomaisuuden käsittelystä, omistus- ja muodostumistiedoista, sekä näiden oikeuksista ja velvoitteista. Tietovaranto sisältää kaupungin maa- ja vesiomaisuuden hallinnan tiedot. Tietovarannosta vastaava viranomainen on asunto- ja kiinteistölautakunta ja yhdyskuntalautakunta ympäristö- ja rakennusjaoston alaisten asioiden tietovarantojen osalta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmät Facta Tampere, Kiila ja Selma-päätöksentekojärjestelmä.
• Kirjasto tietovaranto sisältää asiakas-, kokoelma- ja toimintatietoa, jota tarvitaan tehtävien toteuttamiseksi, jotka kunnalle on määritelty laissa yleisistä kirjastoista.  Tietovarannosta vastaava viranomainen on kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta. Varantoon kuuluu Aurora kirjastojärjestelmä. 
• Kulttuuritoiminta ja vapaa sivistystyö tietovaranto sisältää asiakas- ja toimintatietoa, joita tarvitaan tehtävien toteuttamiseksi, jotka kunnalle on määritelty kuntien kulttuuritoimintalaissa, vapaata sivistystyötä ja taiteen perusopetusta säätelevässä laissa. Tietovarannosta vastaava viranomainen on kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta. Tietovarantoon kuuluu Selma-päätöksentekojärjestelmä.
• Liikuntapalvelut tietovaranto sisältää asiakas- ja toimintatietoa, joita tarvitaan liikuntalaissa kunnan tehtäväksi määriteltyjen palvelujen järjestämiseksi. Lisäksi tietovaranto sisältää tietoa ulkoliikuntapaikoista, luontokohteista ja satamakohteista. Tietovarannosta vastaava viranomainen on kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmä Selma-päätöksentekojärjestelmä.
• Museot tietovaranto sisältää asiakas-, kokoelma- ja toimintatietoa, joita tarvitaan tehtävien toteuttamiseksi, jotka kunnalle on määritelty kuntien kulttuuritoimintalaissa ja museolaissa. Tietovarannosta vastaava viranomainen on kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmä Selma-päätöksentekojärjestelmä.
• Nuorisotyö tietovaranto sisältää asiakas- ja toimintatietoa, joita tarvitaan nuorisolaissa kunnan tehtäväksi määriteltyjen palvelujen järjestämiseksi. Tietovarannosta vastaava viranomainen on kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmä Selma-päätöksentekojärjestelmä.
• Perusopetus tietovaranto sisältää kunnan järjestämän perusopetuksen tarvitsemat tiedot. Tietovarannosta vastaava viranomainen on kasvatus- ja opetuslautakunta.  Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmät VismaInschool perusopetus (sis. Kurre, Primus, Wilma) ja Selma-päätöksentekojärjestelmä.
• Rakennusvalvonta tietovaranto sisältää rakennusten lupa- ja valvontatiedot sekä rakennuksia koskevat tiedot. Tietovarannosta vastaava viranomainen on yhdyskuntalautakunnan ympäristö- ja rakennusjaosto. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmät Facta Tampere, Lupapiste ja Selma-päätöksentekojärjestelmä.
• Talous tietovarantoon sisältyvät talouden ohjaukseen ja prosesseihin liittyvät tiedot. Tietovarannosta vastaava viranomainen kaupunginhallitus. Tietovarantoon kuuluu Selma-päätöksentekojärjestelmä. 
• Tiet ja yleiset alueet tietovaranto sisältää infran rakentamiseen, omaisuuden hallintaan ja kunnossapitoon liittyvät tiedot sekä yleisten alueiden lupa- ja valvontatiedot. Tietovarannosta vastaava viranomainen on yhdyskuntalautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmät IntoParking, Venepaikkojen varaus ja Selma-päätöksentekojärjestelmä.
• Toisen asteen koulutus tietovaranto sisältää kunnan järjestämän ammatillisen koulutuksen ja lukiokoulutuksen tarvitsemat tiedot. Tietovarannosta vastaava viranomainen on elinvoima- ja osaamislautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmät Aurora, VismaInschool 2. aste (sis. Kurre, Primus, Wilma), ja Selma-päätöksentekojärjestelmä.
• Työ- ja elinkeino tietovaranto sisältää julkisten työvoima- ja yrityspalvelujen sekä kuntouttavan työtoiminnan järjestämiseen liittyvät tiedot. Tietovaranto sisältää elinkeinotoiminnan ja matkailun edistämiseen liittyvät tiedot. Maaseutuelinkeinoviranomaisen palveluista Tampereen kaupungin osalta vastaa sopimusperusteisesti Oriveden kaupunki. Tietovarannosta vastaava viranomainen on elinvoima- ja osaamislautakunta, elinvoima- ja osaamislautakunnan työllisyysjaosto ja kaupunginhallitus. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmä Selma-päätöksentekojärjestelmä.
• Vaalit tietovaranto sisältää Tampereen kaupungin kunta- ja aluevaalien sekä valtiollisten vaalien ja kansanäänestysten osalta kunnalle määrättyjen tehtävien hoidon yhteydessä syntyneet asiakirjat ja tiedot. Tietovarannosta vastaava viranomainen on keskusvaalilautakunta. Tietovaranto kuluu Selma-päätöksentekojärjestelmä ja tietovarannosta luovutetaan tietoa oikeusministeriön vaalitietojärjestelmään.
• Varhaiskasvatus tietovaranto sisältää kunnan järjestämän esiopetuksen ja varhaiskasvatuksen tarvitsemat tiedot. Tietovarannosta vastaava viranomainen on kasvatus- ja opetuslautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmät eVaka, Wilma Primus OPETUS (perusopetus) ja Selma-päätöksentekojärjestelmä.
• Vesihuolto tietovarantoon sisältyy vesihuoltopalveluun kuuluvat tiedot. Toimintaan kuuluu puhtaan veden hankinta, käsittely ja johtaminen, vesi- ja viemäriverkoston kunnossapito ja rakennuttaminen, jätevesien viemäröinti ja puhdistus sekä laboratoriotoiminnot. Tietovarannosta vastaava viranomainen on yhdyskuntalautakunta. Vesihuollon toteuttamisesta vastaa Tampereen Vesi oy 
• Yleishallinto tietovarantoon sisältyy lakisääteisten tehtävien hoitamiseen liittyvä asiankäsittely sekä kunnan edunvalvontaan, omistajaohjaukseen, sisäiseen valvontaan, riskienhallinnan järjestämiseen, arkistotoimen järjestämiseen, luottamushenkilötoimintaan (mukaan lukien sidonnaisuusrekisteri) ja vaaliviranomaisen tehtävään liittyvät tiedot. Tietovarannosta vastaavia viranomaisia ovat kaupunginhallitus, tarkastuslautakunta ja keskusvaalilautakunta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmä Selma-päätöksentekojärjestelmä.
• Ympäristönsuojelu tietovaranto sisältää ympäristön tilaan liittyvät tiedot sekä ympäristönsuojeluun liittyvät lupa- ja valvontatiedot. Tietovarannosta vastaava viranomainen on yhdyskuntalautakunta ympäristö- ja rakennusjaoston alaisten asioiden tietovarantojen osalta. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmät Facta Tampere ja Selma-päätöksentekojärjestelmä.
• Ympäristöterveydenhuolto tietovaranto sisältää elintarvikevalvonnan- ja neuvonnan, eläinlääkäripalvelujen, eläinten terveyden ja hyvinvoinnin valvonnan, terveydensuojelun edistämisen ja valvonnan sekä tupakkalain valvonnan tietoja. Tietovarantoon sisältyy myös löytöeläinten hoito. Tietovarannosta vastaava viranomainen on alueellinen ympäristöterveydenhuollon jaosto. Tietovarantoon kuuluu tietojärjestelmä Selma-päätöksentekojärjestelmä.

Tietopalvelu ja tietojen luovutus

Tampere kaupungin verkkosivuilla ja eri asiointi- ja palvelutoiminnoissa toteutetaan kaupungin antamaa tietopalvelua monin eri tavoin. Tämän kappaleen alle on kerätty luettelo keskeisistä palveluista ja linkit niiden omille verkkosivuille.

• Esityslista- ja pöytäkirjahaku –sivulla julkaistaan toimielinten esityslistat ja pöytäkirjat sekä nähtävillä olevat viranhaltijapäätökset.
• Asioi kaupungin kanssa –sivulle on koottu linkkejä eri asiointipalvelujen omille sivuille.
• Tietosuoja ja tiedonhallinta -sivulla kerrotaan rekisteröityjen oikeuksista ja henkilötietojen käsittelystä.
• Rekisteröityjen oikeudet ja niiden toteuttaminen –sivulla kerrotaan mm. tietojen tarkastusoikeudesta ja oikeuksien toteuttamisesta rekisteritietojen, sosiaalitoimen henkilörekisteritietojen ja potilasrekisteritietojen osalta.
• Kaupunginarkiston sivuilla voit tutustua kuntalaisille ja tutkijoille tarjottavaan tietopalveluun.
• Ohjeet ja luvat tutkijoille -sivulla kerrotaan Tampereen kaupungin tutkimustoiminnasta.
• Dataportaalista ja palvelutietovarannosta on saatavilla tietoaineistoja teknisen rajapinnan avulla.
• Tilastot -sivulla on uusimmat visualisoidut ja analysoidut Tampereen kaupungin toimintaympäristötiedot.

Asiakirjojen tietojen antamisesta perittävät maksut määrätään kaupunginhallituksen päätöksen mukaisesti.

Lisätietoja

Kaupungin kirjaamosta saat tarvittaessa neuvoja eri viranomaisten toimialueista ja säilytettävistä aineistoista.

Tampereen palvelupisteessä annetaan yleisneuvontaa ja opastusta Tampereen kaupungin palveluista. Palvelupisteessä sinua autetaan löytämään oikean palvelun äärelle.