Jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen. Tällaisia pyyntöjä voi esittää vapaamuotoisesti esimerkiksi puhelimitse tai sähköpostitse. Nämä pyynnöt suunnataan suoraan asiasta vastaavalle yksikölle.
On kuitenkin myös sellaisia tietoja, joita voidaan lain mukaan antaa vain tietyillä edellytyksillä ja, joiden osalta viranomaisen tulee harkita, voidaanko tiedot antaa pyytäjälle.
Julkisuuslain mukaan henkilöllä, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee, on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn. Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä.
Kun vain osa asiakirjasta on julkinen, pyydetty tieto annetaan asiakirjan julkisesta osasta niin, ettei salassa pidettävä osa paljastu.
Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytyminen helpottuu. Pyytäessäsi tietoja asiarekisteristä yksilöivinä tietoina voit käyttää esimerkiksi asianumeroa, asiakirjan päivämäärää, päätöspäivämäärää ja vireillepanijan sekä päätöksentekijän tietoja.
Kohdistaessasi tietopyynnön asiakirjoihin, yksilöiviä tietoja voivat olla mm. rekisterin tai palvelun nimi, johon asiakirja sisältyy sekä tiedot siitä minkä tyyppisestä asiakirjasta on kyse (esim. hakemus, päätös, piirustus, tiedote). Kaupungin asiakirjajulkisuuskuvaus löytyy sivulta asiakirjajulkisuuskuvaus. Pyynnön tarkentamiseksi ota tarvittaessa yhteydessä yksikköön, jonka asiakirjasta on kyse.
Sosiaali- ja terveyspalvelujen asiakirjojen ja aineistojen tietopalvelusta löydät tietoa Pirkanmaan hyvinvointialueen sivulta rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttaminen.
Muiden palveluiden osalta tietopyyntöasioissa sinua palvelevat prosesseista vastaavat yksiköt.
Sinulla on oikeus tarkastaa omat tietosi rekistereistä. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen perusteella tehtävistä tietopyynnöistä, kuten omien tietojen tarkastuspyynnöistä on ohjeistettu sivulla rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttaminen.
Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos tietopyynnön käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan omien tietojen tarkastuspyyntöön ja virheellisten tietojen oikaisuvaatimukseen on vastattava ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Aikaa voidaan jatkaa enintään kahdella kuukaudella.
Pyydettyjen tietojen luonteesta, laajuudesta ja muodosta riippuen kaupunki voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisinä, paperisina tai paikan päällä nähtäviksi.
Kaupungin organisaatiosta tehtäviin tutkimuksiin, selvityksiin ja opinnäytteisiin tarvitaan tutkimuslupa, joista löytyy lisätietoa sivulta ohjeet ja luvat tutkijoille.
Kaupunginarkiston salassa pidettävään aineistoon kohdistuvaa tutkimusta varten tarvitaan erillinen tutkimuslupa kaupunginarkistosta.
Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetun lain mukaan asiakkaalla on oikeus saada tietää, kuka on käsitellyt hänen tietojaan. Lokitietopyynnön voi tehdä lomakkeilla, jotka löytyvät Pirkanmaan hyvinvointialueen sivulta rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttaminen.
Tavanomainen asiakirjapyyntö
Erityistoimenpiteitä vaativa asiakirjapyyntö
Tavanomainen asiakirjapyyntö
Erityistoimenpiteitä vaativa asiakirjapyyntö
Tavanomaisena asiakirjapyyntönä pidetään pyyntöä, jossa asiakirja on kokonaan julkinen tai sen salassa pidettävien osien poistaminen on vaivatonta. Asiakirjan on oltava yksilöitävissä ja löydettävissä kaupungin asiakirjajärjestelmästä käytössä olevan asiakirjaluokittelun ja asiakirjan tunnisteen avulla taikka sähköisesti ylläpidetystä rekisteristä sen hakutoimintojen avulla.
Erityisiä toimenpiteitä vaativana asiakirjapyyntönä pidetään pyyntöä, jossa asiakirjan haku ei ole mahdollista edellä kuvatuilla tavanomaisilla keinoilla. Pyyntö katsotaan erityiseksi myös, jos salassa pidettävien tietojen tarkistaminen tai poistaminen asiakirjasta vaatii tavanomaista enemmän työtä tai asiakirjapyyntö on poikkeuksellisen laaja. Erityistoimenpiteitä vaativia ovat myös tilanteet, joissa tarvitaan erityisiä automaattisen tietojenkäsittelyn haku-, seulonta-, yhdistely- ja tulostusominaisuuksia.
