eVaka: julkinen IT-hanke, joka pysyi aikataulussaan ja budjetissaan

Tänä syksynä meillä oli ilo ja kunnia vastaanottaa yhdessä Espoon, Oulun ja Turun kanssa tunnustus varhaiskasvatuksen eVaka-järjestelmän kehittämisestä. Neljän suuren kaupungin yhteistyön tuloksena luotiin muutamassa vuodessa ja sovitussa budjetissa pysyen toimiva järjestelmä, joka on nyt saatavilla kaikille Suomen kunnille. Tampereen seudun kahdeksan kehyskuntaa ovat ottaneet eVakan käyttöön tämän vuoden aikana ja osallistuneet sen jatkokehittämiseen.

Olen työskennellyt eVaka Tampereen -projektissa sen alusta alkaen. Seuraavassa on pohdintaa asioista, jotka mielestäni johtivat yhteiseen onnistumiseen.

Kehittäminen vaiheittain

Kehittäminen vaiheittain ja MVP-ajattelu (minimum viable production) ovat olleet eVakan pääperiaatteita alusta lähtien. Espoon kaupunki kehitti järjestelmän ensimmäisen version, joka sisälsi minimitoiminnallisuudet, kuten päiväkoti- ja esiopetuspaikan hakuprosessin, asiakasmaksuprosessin ja lasten läsnäolojen seurannan.

Kun Tampere liittyi mukaan kehittämiseen, järjestelmään lisättiin muun muassa varhaiskasvatuksen ja huoltajien välinen viestintätoiminto, reaaliaikainen lasten ja henkilökunnan läsnäoloseuranta sekä muita kriittisiä ominaisuuksia. Oulu ja Turku puolestaan toivat järjestelmään omiin tarpeisiinsa liittyviä toimintoja. MVP-ajattelu on auttanut meitä keskittymään oleelliseen eli talonrakentamiseen verrattuna olemme ensin tehneet talolle perustukset, sen jälkeen seinät ja vasta viimeisenä katon. Tämän tyyppinen kehittäminen on auttanut meitä myös pysymään budjetissa ja olemme koko ajan varmistaneet, että teemme aidosti oikeita ja toiminnalle arvoa tuottavia asioita. 

Kevyt hallinnollinen rakenne ja päätöksenteon ketteryys

eVaka-hankkeessa kehittämiseen varatut eurot ovat kohdentuneet pääasiassa järjestelmän kehittämiseen, eikä erilaisten hallinnollisten rakenteiden pyörittämiseen. eVakan kehittäjäkunnat ovat sitoutuneet alusta alkaen sujuvaan yhteistyöhön, mikä on näkynyt nopeana päätöksentekona sekä joustavuutena muuttaa omia toimintatapojaan. Aikaa ei ole hukattu siihen, että kinasteltaisiin siitä, minkä kunnan toimintatapa on paras ja oikea. Jokaisen kunnaan tuoteomistajalla on ollut myös riittävä mandaatti sekä johdon luottamus toimia tuotteenhallinnan ytimessä ja ohjata päivittäistä kehittämistä oikeaan suuntaan. Suuret linjaukset on aina viety ensin kukin kunnan toiminnan johdolle pohdittavaksi ja myöhemmin yhteisen johtoryhmän päätettäväksi.  

Käyttäjälähtöisyys

Käyttäjälähtöinen suunnittelu on vaatinut saumatonta ja jatkuvaa yhteistä keskustelua kunkin kunnan varhaiskasvatuksen johdon sekä muiden varhaiskasvatuksen asiantuntijoiden kanssa. Käyttäjien kuunteleminen, asiakaspalaute sekä yhteinen keskustelu ovat olleet koko kehittämistyön pohjana niin kuntien sisällä kuin niiden välillä. Kaikista asioista ei olla oltu aina täysin samaa mieltä, mutta yhteinen sävel on aina lopulta löydetty. Jokainen kunta on tuonut eVakaan uusia toiminnallisuuksia ja prosesseja, mutta myös jatkokehittäneet olemassa olevia, mikä on vienyt järjestelmää jatkuvasti eteenpäin yhä paremmaksi ja paremmaksi. 

Joukkuepeli

Luottamus ja usko omaan tekemiseen ja yhdessä onnistumiseen ovat koko ajan puskeneet meitä eteenpäin. eVakan kehittäminen on vaatinut joukkuepeliä, jossa kaikilla tekijöillä on ollut oma tärkeä rooli ja vastuu asioiden eteenpäin viemisessä sekä avoimuutta ja rohkeutta uudistaa asioita ja toimintatapoja. Tampereella tämä on konkreettisesti näkynyt esimerkiksi esiopetuksen ilmoittautumisprosessin uudistamisena siten, että jatkossa huoltajan ei pääsääntöisesti tarvitse enää ilmoittaa lasta esiopetukseen, vaan huoltaja saa ehdottavan päätöksen esiopetuspaikasta koulupolun mukaisesti. 

Tiivis yhteistyö tuoteomistajien ja kehitystiimien välillä

Tiivis yhteistyö tuoteomistajien ja kehitystiimien välillä on ollut ensiarvoisen tärkeää. Päivittäiset palaverit, lukuisat keskustelut sekä yhdessä muodostetut rakenteet ovat vieneet järjestelmän kehittämistä eteenpäin ja olemme pystyneet luomaan yhteisön, joka luottaa toinen toisiinsa. Yhteinen suunta ja yhteiset tavoitteet on saatu kehitettyä todeksi, josta saamme nyt ja tulevaisuudessa nauttia eVakan muodossa.  

eVakan kehittäminen ja yhteinen matka sekä "4-packin" että kehyskuntien kanssa jatkuu edelleen. Tulevaisuus näyttää mihin yhdessä pääsemme.

Lopuksi vielä viisaus, joka mielestäni sopii omaan elämän filosofiaan mutta myös eVakan kehittämiseen:

"Koko elämä on kokeilua. Mitä enemmän kokeilet, sitä parempi."

– Ralph Waldo Emerson