Tapahtumien järjestäminen Tampereen stadionilla

Alkukatselmus järjestetään ennen tapahtuman rakentamisen aloittamista. Tilaisuudessa käydään läpi kaikki tapahtumajärjestäjän vuokraamat tilat ja tarkastetaan niiden kunto luovutushetkellä. Tarvittaessa tilat myös valokuvataan. Alkukartoitus tehdään sekä sisä- että ulkotiloille. Tapahtumasuunnitelma on hyväksytettävä Tampereen kaupungin liikuntapalveluiden yhteyshenkilöllä. Suunnitelmassa esitetään tapahtuman rakentamisen, itse tapahtuman ja tapahtuman purkamisen vaatimat toimenpiteet. Suunnitelmasta tulee selvitä tarkasti tapahtumassa käytettävät rakenteet ja palvelut, rakentamis- ja purkujärjestys sekä rakentamiseen ja purkamiseen käytettävä kalusto. Suunnitelmassa kerrotaan tapahtuman aikataulu, organisointi ja työntekijät, yleisön saapumisreitit tapahtumaan ja sieltä pois, sekä mahdollinen pysäköinnin järjestäminen. Myös tapahtuman turvallisuussuunnitelma sisältyy esitettävään tapahtumasuunnitelmaan. 

Tampereen stadionin vuokrauksesta tehdään sopimus, jossa kuvataan varausaika, vuokratut tilat ja tilatut palvelut. Sopimukseen liitetään tehdyt ja hyväksytyt suunnitelmat sekä todistus vakuutuksesta, joka vuokraajan on otettava mahdollisia Tampereen stadionille aiheutuneita vahinkoja varten.

Tapahtuman rakentaminen toteutetaan hyväksytyn tapahtumasuunnitelman mukaisesti. Tampereen stadionilla on mahdollisuudet korkealaatuisten urheilutapahtumien järjestämiseen, mutta urheilutapahtumille tarkoitetut puitteet asettavat rajoitteita muiden tapahtumien rakentamiselle. Nurmialue ja juoksurata on tarvittaessa suojattava Tampereen kaupungin liikuntapalveluiden ohjeiden mukaisesti.

Nurmialueelle ei saa osoittaa rakenteita, eikä nurmialueen yli voi kulkea rakentamisen tai purkamisen aikana. Liikuntapalvelujen henkilökunta rajaa nurmialueen tapahtuman rakentamisen ja purkamisen ajaksi. Ainoa tapahtumarakenne, jonka nurmialueelle saa rakentaa, on konserttitilaisuuksissa käytettävä FOH-miksauskoppi. Tämän kuljettamisesta nurmialueelle sovitaan erikseen, ja kuljetuksesta huolehtii liikuntapalvelujen henkilöstö omalla kalustollaan. Stadionin henkilökunta toimittaa tapahtumajärjestäjälle nurmialueen suojalevyt, jotka järjestäjä asentaa saamiensa ohjeiden mukaisesti. Suojalevyt saavat olla asennettuna maksimissaan 72 tuntia. Tapahtumakohtaisesti voidaan harkita rakenteiden tekemistä nurmialueelle, mikäli ne voidaan toteuttaa vahingoittamatta nurmea.

Tapahtumasuunnitelmassa esitetään myös stadionin alueelle tuotavien vessojen sijoituspaikat. Vessoja ei saa sijoittaa nurmialueelle. Juoksuratojen päälle asennettaessa tulee vessan ja juoksuradan pinnoitteen väliin asentaa suojaus, jotta mahdollisen vahingon sattuessa vessan sisältö ei pääse juoksuradan pinnoitteelle. 

Vessojen pesun tulee tapahtua stadionin ulkopuolella ja imuauton käytöstä on sovittava erikseen.

Stadionin katsomot on lajiteltu karttaliitteen mukaisiin lohkoihin. Mikäli penkkejä halutaan lisätä tai poistaa, työn tekee liikuntapalvelujen henkilökunta ja siitä veloitetaan erikseen.

Tampereen stadionilla on nykyaikaiset äänentoisto- ja tulospalvelujärjestelmät, joiden käytöstä huolehtii Tampereen kaupungin liikuntapalveluiden henkilöstö. Mikäli tapahtumajärjestäjä haluaa itse käyttää järjestelmiä, on perehdytyksestä sovittava erikseen. Kenttä- ja katsomoalueen valaistus on tarkoitettu ja mitoitettu urheilutapahtumia varten, mutta on tarvittaessa myös muiden tapahtumien käytössä. Tampereen stadionilla on useita sähköpisteitä, joiden sijainti on esitetty liitteenä olevassa kartassa. Kaikkien stadionin teknisten fasiliteettien käytöstä on sovittava erikseen, niiden käyttö on kuvattava tapahtumasuunnitelmassa, ja kustannukset on määriteltävä stadionin käyttösopimuksessa.

Tapahtuman jälkeen stadion oheistiloineen tulee palauttaa alkukatselmuksen mukaiseen kuntoon sopimukseen kirjatussa aikataulussa. Ennen tilojen luovutusta tehdään loppukatselmus, jossa käydään läpi tapahtumajärjestäjän käytössä olleet tilat ja sovitaan mahdollisten korjaustarpeiden toteutuksesta. Tarvittaessa liikuntapalvelut teettää korjaukset tapahtumajärjestäjän puolesta ja laskuttaa kulut tapahtumajärjestäjältä. 

Loppukatselmuksen yhteydessä käydään yleinen palautekeskustelu tapahtumasta ja sen järjestämisestä, sekä Tampereen kaupungin liikuntapalveluiden panoksesta tapahtumaan. Tapahtumajärjestäjiltä saatu palaute auttaa järjestämään yhä parempia ja sujuvampia tapahtumia Suomen keskeisimmällä stadionilla Tampereen Ratinassa.