Työnmuotoilu auttaa työnantajaa ennakoivaan rekrytointiin

Työnmuotoilu on paljon enemmän kuin trendisana. Muotoillun työn avulla syntyy uusia, ’aloitustyöpaikkoja’, vähennetään ammattilaisten kiirettä, lisätään työpaikan pitovoimaa sekä kirkastetaan jokaisen työyhteisön työntekijän ydintehtävät. Työnmuotoilun keskeinen ajatus on, että kenestäkään ei ole kaikkiin töihin, mutta jokaisesta on johonkin työhön.

Tällä kaikella on suuri merkitys sekä työhyvinvoinnille että yrityksen tuloksellisuudelle. Muotoiltuja työtehtäviä voidaan käyttää hyödyksi myös silloin, kun työntekijälle tulee esimerkiksi iän myötä jotain ’kremppaa’ työkykyyn. Työkyvyn alentuminen ei tarkoita automaattisesti sitä, että henkilö ei kykene tekemään lainkaan työtä. Useimmiten on kyse siitä, ettei henkilö kykene tekemään ihan kaikkia työtehtäviä. Täsmätyökykyinen voi olla työkyvytön yhteen työhön, mutta samanaikaisesti täysin työkykyinen toiseen työhön.

Ratko-malli työnmuotoilussa

Työnmuotoilua voidaan kuitenkin tehdä missä tahansa työpaikassa. Ratko-malli työnmuotoiluun on kehitetty kymmenisen vuotta sitten alun perin vammaisten henkilöiden työllistymisen tueksi. Mallia on kuitenkin menestyksellä sovellettu varsin monenlaiseen työhön, yrityksissä, yhteisöissä ja julkistoimijoilla. Sen avulla työtiimi miettii ohjatusti ja strukturoidusti, miten tehtäviä voidaan järjestää uudella tavalla. Tunnistetaan kaikki työtehtävät, arvioidaan yhdessä, mitkä ovat ydintekemistä ja mistä tehtävistä voisi kenenkin kohdalla luopua. Mihin tehtäviin kukin toivoisi saavansa keskittyä enemmän.

Työnmuotoilun tavoitteena on, että jokaisen työntekijän toimenkuva on selkeä ja tarkoituksenmukainen. Työssään tekijä pystyy silloin keskittymään ydintehtäväänsä ja ylimääräistä kiirettä tuovat ’silpputyötehtävät’ on karsittu minimiin. Kiire ja kiireen tunne vähenee, kun arjessa voi keskittyä olennaiseen ja ymmärtää myös työtiimin muiden tekijöiden työnkuvat. Arkijärjellä sanoen: keskitytään olennaiseen, vähennetään turhaa työtä, tunnetaan omat osaamiset ja näkymä, mihin suuntaan ollaan kehittymässä.

Mikä ennakoiva ja monimuotoinen rekrytointi?

Ennakoivassa rekrytoinnissa tehdään rekrytointiin liittyviä toimia etukenossa eikä vasta sitten, kun tarve palkata uusi työntekijä on jo akuutti. Otetaan alan opiskelijoita harjoittelujaksoille ja alanvaihtajia työkokeiluun, verkostoidutaan oppilaitosten, kuntoutus- ja työllisyystoimijoiden kanssa. Osallistutaan rekrymessuille ja -tapahtumiin, kerrotaan omasta firmasta, arvoista, tekemisen tavasta ja mahdollisista urapoluista houkuttelevasti mutta realistisesti.

Tunnistetaan firmassa tarvittavat osaamiset ja rekrytoidaan suunnitelmallisesti puuttuvaa osaamista. Tutkinto tai koulutus ei välttämättä kerro osaamisesta – osaamista kertyy usein paljon myös harrastusten kautta. Sama työnkuva kaikilla ei anna tilaa monimuotoiselle osaamiselle. Jos ihmisellä on motivaatio oppia, oppii paljon. Jos sitä ei ole, on todennäköistä, että oppimistakaan ei tapahdu ainakaan kovin tehokkaasti. Vanha sanonta: ”Se on helppoa, kun haluaa, mutta ah – niin vaikeaa kun on pakko” pätee tässäkin.

Ennakoivaa rekrytointia tekevällä yrityksellä on harvemmin työvoimapulaa. Heille halutaan töihin, heiltä kysellään työssäoppipaikkoja ja heistä puhutaan työnhakijoiden puskaradiossa hyvää.

Miten Tampereen kaupunki edistää työnmuotoilua?

Tampereen kaupungin työllisyys- ja kasvupalveluissa työnmuotoilu on vauhdilla kasvava osa työnhakijoiden ja työnantajien palvelua. Myös oman henkilöstömme perustehtäviä halutaan selkeyttää, tunnistaa olemassa olevaa osaamista ja parantaa työyhteisöjen pitovoimaa luomalla suunnitelmallisia urapolkuja olemassa olevaan osaamiseen pohjaten. 

Työnmuotoilu auttaa myös uuden työntekijän perehdyttämisessä. Muotoillussa työtehtävässä ydintekeminen on sanoitettu ja tarvittavat osaamiset listattu. Jos työntekijältä jotain osaamista vielä puuttuu, on muotoiltuun työhön helppo liittää kouluttautumisen suunnitelma sellaisen osaamisen hankkimiseksi.

Työnmuotoilu on osa ennakoivaa rekrytointia. Tässä työllisyyspalvelut voi tukea työnantajaa etsimällä työtehtävään ’hiljaisena hakuna’ ehdokkaita, järjestämällä info- ja rekrytointitilaisuuksia, neuvomalla työllistämisen tukien tai koulutusratkaisujen hakemisessa, nuoren työntekijän palkkaamisessa kesätyösetelillä tai alueellisen kesätyökampanjan avulla.

Ulla Lukkari työskentelee Tampereen kaupungin työllisyyspalvelujen rekrytointi- ja kohtaanto palvelukokonaisuudessa kehittämiskoordinaattorina.