Kaupungin digityökalut ajan tasalle

Vastuu hankintojen kilpailutuksesta siirtyi pääosin Tuomi Logistiikalta Tampereen kaupungin omalle hankintayksikölle kesällä 2023. Kaupunki on ottamassa asteittain käyttöön uutta hankintajärjestelmää vuosina 2023–2024. Järjestelmään tallennetaan tiedot esimerkiksi toimittajista ja heidän kanssaan tehdyistä sopimuksista.

Nykyiset HR-järjestelmämme eivät tue modernia, vaikuttavaa henkilöstöjohtamista. Työntekijöiden perustietoja ylläpidetään sekä HR-perusjärjestelmässä että palkanlaskentajärjestelmässä, mikä aiheuttaa päällekkäistä työtä. Esimiehillä ja työntekijöillä ei ole käytössään itsepalveluportaalia, eikä riittävää näkyvyyttä alaisten ja omiin tietoihin. Kaupungilla ei ole tällä hetkellä järjestelmää 8500 työntekijän osaamisen hallintaan, tavoitteiden asettamiseen, suorituksen johtamiseen tai koulutusten hallintaan.

Kaupungin tavoitteena on vuoteen 2027 mennessä:

• Ostaa palveluna yhtenäinen johtamisen tukijärjestelmä, joka sisältää kaikki tarvittavat HRM- ja HRD-toiminnot.
• Digitalisoida ja sujuvoittaa henkilöstöjohtamisen prosesseja.
• Luoda reaaliaikainen henkilöstöraportointi, edistää HR-datan saavutettavuutta organisaatiossa sekä hyödyntää ennakoivaa analytiikkaa.

Tampereen kaupunki vaihtoi arkistointijärjestelmäänsä modernimpaan ja helppokäyttöisempään järjestelmään loppuvuodesta 2023. Seuraavana suunnitelmissa on aloittaa vuonna 2025 arkistoinnin automaation kehittäminen integraatioiden avulla.

Automaation avulla käsin tehtävä työ arkistoinnissa saadaan minimoitua. Samalla tiedot saadaan kerättyä yhteen paikkaan ja viranomaisille laissa asetettu arkistointivelvoite saadaan turvattua.

Vuosina 2024-2029 Tampereen kaupunki uudistaa talouden prosesseja ja aikoo uudistaa taloushallintajärjestelmänsä. Uuden järjestelmän avulla on mahdollista:

• seurata tuottavuutta paremmin
• automatisoida raportointia eli vähentää manuaalisia työvaiheita
• vähentää inhimillisen virheen riskiä
• päästä kohti reaaliaikaista hankkeiden hallintaa automaattisesti päivittyvän tiedon avulla