Tapahtuman aikana ja jälkeen

Tapahtumapäivän muistilista

• Päävastuuhenkilö, joka saa tarvittaessa tehdä kaikki päätökset
• Muiden osa-alueiden vastuuhenkilöt
• Kaikille työtekijöille/vapaaehtoisille olennaiset yhteystiedot, erityisesti puhelinnumerot, joista saa tapahtumapäivänä kiinni
• esim. stage managerille kaikkien esiintyjien/esiintyjien edustajien puhelinnumerot; järjestyksenvalvojien johtajan yhteystiedot; ensiavun yhteystiedot; kaikkien mahdollisesti lukossa olevien tilojen yhteystiedot
• Sometus: kuka somettaa tapahtumapäivänä?
• Valo-/videokuvaus
• Esiintyjien/osallistujien/työntekijöiden ja vapaaehtoisten/vieraiden ottaminen vastaan
• Backstage, katsomopaikat, odotustilat, pressitilat -> näiden valmiuden varmistaminen, siisteyden tarkistaminen, näihin ohjaaminen
• Passien/rannekkeiden jako työntekijöille/järjestyksenvalvojille/tekniikalle/esiintyjille/jne. Tarvittaessa erivärisiä tai kuvallisia passeja/rannekkeita.
• Rakenteiden tarkistus
• Soundcheckit (klo 7 – 20 välillä, mieluiten päivällä)
• Tekniikan testaaminen (esim. valot, videotykit, tietokoneet)
• Pelastusviranomaisten vastaanotto ja tarkastukseen osallistuminen
• Työntekijöiden työvuorot, lounastauot, vessatauot
• Työntekijöiden vaatetus sääolosuhteet huomioon ottaen
• Infopisteen rakentaminen ja varustelu; infopisteen henkilökunta
• Löytötavarat: pitää säilyttää turvallisessa paikassa ja toimittaa poliisille tai löytötavaratoimistoon.
• Ensiapu- ja ensisammutusvälineet
• Järjestyksenvalvojien briiffaus
• Puhelimet/radiopuhelimet
• Kuka laittaa päälle sähköt tai avaa sähkökaapit? Pitääkö vesi/lämmitys/ilmastointi laittaa päälle erikseen?

Mitä mukaan?

Kullakin tapahtumalla on erilaista välineistöä, mutta tässä on pieni lista yleisjuttuja, jotka kokemuksen mukaan kannattaa olla mukana.

• Tapahtuman luvat tarkastusta varten
• Tapahtuma-alueen kartta
• Kaikki tarvittavat avaimet (sähkökaappi, backstage, infopiste...)
• Nippusiteitä, eristysteippiä, niittipyssy ja niittejä
• Tusseja, kyniä, paperia, pahvia, sakset, vahvaa teippiä
• Jätesäkkejä, pyyhkeitä, talouspyyhkeitä
• Sadeviitta, aurinkolasit, vesipullo, eväät (tuotantotiimi ei aina ehdi poistumaan ruokailua varten)

Tapahtuman jälkeen

Purku ja siivous

Tapahtumajärjestäjän työ ei ole ohi tapahtuman päätyttyä. Tapahtuman järjestäjän vastuulla on huolehtia tapahtumapaikan siivouksesta, tapahtuman rakenteiden purkamisesta sekä vuokratun ja lainatun välineistön palauttamisesta. Myös esim. noutamatta jääneet löytötavarat tulee toimittaa poliisille tai löytötavaratoimistoon. Hyvissä ajoin ennen tapahtumaa on sovittava siitä, kuka vastaa purkamisesta ja millä aikataululla se tehdään.

Dokumentointi

Varsinkin toistuvissa tapahtumissa on tärkeää laittaa muistiin tapahtuman aikana ja jälkeen, mitä tehtiin, mikä meni hyvin ja mitä voitaisiin parantaa seuraavana vuonna. Tämä vähentää huomattavasti vaivaa seuraavana vuonna etenkin jos osa henkilöstöstä vaihtuu välissä.

Arviointi ja palaute

Tapahtuman jälkeen on arvioinnin aika. On käytävä läpi, missä asioissa onnistuttiin ja missä voitaisiin petrata. Arviointi voidaan toteuttaa palautekyselyllä ja arviointitilaisuudella. Tapahtumaa suunniteltaessa on hyvä päättää myös arvioinnin aikataulusta ja siitä, keneltä palautetta kerätään ja miten se kootaan. Saatu palaute analysoidaan ja käydään läpi arviointitilaisuudessa. Tilaisuuteen osallistuvat kaikki tapahtuman järjestelytöihin osallistuneet tahot, yhteistyökumppanit ja tarvittaessa viranomaiset.

Jälkimarkkinointi ja kiitokset

Tapahtumajärjestäjän on huolehdittava myös jälkimarkkinoinnista. Yhteistyökumppaneita ja vapaaehtoisia on kiitettävä esimerkiksi sähköpostitse ja tapahtuman osallistujia sosiaalisen median ja nettisivujen kautta. Samalla voi jo markkinoida seuraavaa tapahtumaa.

Raportointi

Mikäli tapahtuma on saanut esimerkiksi apurahoja tai julkista tukea, sillä on velvollisuus raportoida tapahtuman kulusta ja taloudesta jälkikäteen.

Mikäli tapahtuman aikana ilmenee turvallisuuteen liittyviä puutteita, olisi niistä hyvä ilmoittaa tapahtumapaikasta vastaavalle taholle.