Tapahtuman markkinointi ja viestintä

Lähes jokaista tapahtumaa markkinoidaan sosiaalisessa mediassa eli somessa. Somen etuja ovat edullisuus, sosiaalisuus, mahdollisuus räätälöidä erilaisia viestejä eri vastaanottajille ja nopeus. Tärkein ominaisuus on nimenomaan sosiaalisuus. Vaikka somessa voi julkaista tiedotteita ja ilmoituksia tehokkaasti, sen varsinainen vahvuus on kuitenkin olla yhteydessä tapahtumista kiinnostuneisiin ihmisiin. Yksinkertaisimmillaan yhteydenpito voi olla vastaamista viesteihin ja yksinkertaisia kysymyksiä, mutta se voi myös tarkoittaa äänestyksiä ja kilpailuja ja hankkeita, joissa yleisöllä on suuri rooli.

Jokaisen tapahtuman kannattaa asettaa some-vastaava, jonka vastuulla on olla säännöllisessä yhteydessä yleisöön somen kautta. Säännöllisyys on olennaista. Kannattaa tehdä some-suunnitelma, jossa suunnitellaan realistisesti, kuinka usein eri kanavissa kommunikoidaan.

Kanavasta riippuen voidaan ajatella, että päivityksiä julkaistaan ympäri vuoden esimerkiksi kerran viikossa tiivistäen tahtia noin kertaan päivässä tapahtumaa välittömästi edeltäväksi ajaksi. Kanavissa on tässä merkittäviä eroja: esimerkiksi Twitterissä voi hyvin julkaista monta kertaa päivässä myös samasta aiheesta, kun taas Facebookissa se olisi liikaa. On tärkeää varmistaa, että julkaisuissa on riittävästi säännöllisyyttä, sillä perustettu mutta päivittämätön kanava antaa huonon vaikutelman koko tapahtumasta. Jos some-päivittäjä on menossa vaikka lomalle, hän voi ennen lomaansa laatia ajastettuja julkaisuja, jotka tulevat itsellään julki loman aikana. Tässäkin tilanteessa on kuitenkin hyvä, jos joku voi toimia varahenkilönä siltä varalta, että someen tulee kysymyksiä yleisöltä, kommentointi vaatii moderointia tai jotakin odottamatonta tapahtuu (merkittävät turvallisuusuhkat, tapahtuman esiintyjän sairastuminen/kuolema jne).

Onnistuneen some-markkinoinnin kulmakiviä ovat:

• päivitysten säännöllisyys
• yleisön kutsuminen vuoropuheluun
• kuvat, videot ja muut eloisat sisällöt
• nopea reagoiminen
• sisältöjen soveltaminen eri kanaviin ja eri kohdeyleisöille
• oikeiden kanavien valinta
• ajoittaiset erikoishankkeet kuten kilpailut, äänestykset ja tempaukset
• seuraajille varattu VIP-sisältö (esim. kurkistukset kulissien taakse, making-of-sisällöt).

Some-kanavat muuttuvat niin nopeasti, että tapahtuman some-vastaavan on seurattava muutoksia jatkuvasti.

Tapahtumien some-markkinoinnin erityiset mahdollisuudet

Tapahtumien markkinointitiimeillä on osittain eri haasteet kuin muiden tuotteiden tai palveluiden. Hyödynnä ihmisten luonnollista kiinnostusta tapahtumiin. Tapahtuma on jo itsessään kiinnostava, moni "tylsempi" tuote vaatii enemmän tarinaa ja enemmän lihaa luiden ympärille.

Tapahtuman esiintyjät ovat usein upeita myyntivaltteja. Ota esiintyjistäsi kaikki irti: käytä kuvia, videoita ja haastatteluja. Sopikaa siitä, miten he mainostavat omasta puolestaan tapahtumaa. Tarjoa esiintyjille erinomaisia mahdollisuuksia ottaa kuvia ja videoita backstagella, lavalla ja kentällä. Suunnittele esiintyjän reitille ainakin yksi vau-elementti, josta hän haluaa jakaa kuvan. Muistuta esiintyjää tapahtuman hashtagistä, some-kanavista, nimestä ja Tampereesta.

Kurkistukset tapahtuman kulissien taakse ja making of -pätkät kiinnostavat laajaa yleisöä. Kerro somessa, kuinka tapahtuma rakentuu ja ketkä sitä tekevät.

Ihmiset jakavat tapahtumiin liittyviä julkaisuja runsaasti. Tarjoa loistava selfie-paikka, kannusta jakamaan, palkitse ahkeria jakajia tuotteilla tai lipuilla, pidä tapahtuman hashtagia ja muita nimiä esillä.

Yhteistyö matkailu-, musiikki-, urheilu- ja lifestyle-aiheisiin keskittyvien some-vaikuttajien kanssa on hyvä idea. Monet some-vaikuttajat joutuvat arvioimaan tarkasti, millaisiin yhteistyösopimuksiin lähtevät mukaan, mutta tapahtuma, josta he luonnostaan ovat kiinnostuneita, on korkealla listalla.

Anna yleisölle vaikuttamisen mahdollisuuksia. Kovin tapa sitouttaa some-yleisö on antaa heille mahdollisuus vaikuttaa johonkin tapahtuman piirteeseen. Anna mielikuvituksesi laukata; joskus yleisö voi vaikuttaa jopa valittaviin aiheisiin ja esiintyjiin, toisinaan esiintymisjärjestykseen, ulkopuolisten palveluntuottajien valintaan (esim. pizzaravintola vs. hampurilaisravintola) tai vaikka VIP-pisteen sisustukseen.

Lehtimainonta on suosittu tapa ilmoittaa tapahtumista. Varsinkin sanomalehdet ovat nopea media, jonne ilmoituksen voi parhaimmillaan saada jo seuraavaksi päiväksi. Ilmaisjakelulehdet saavuttavat usein laajan yleisön, joskin niistä saatetaan lukea vain muutamia sivuja. Aikakauslehdet puolestaan luetaan usein tarkemmin, mutta ne ilmestyvät harvemmin – pitää miettiä, miten motivoida ihminen ostamaan lippu tai tekemään päätös tapahtumaan osallistumisesta viikkoja tai kuukausia ennen tapahtumaa.

Joistakin lehdistä on netissä näköisversio, toisilla on suppeammat nettisivut. Nettiversioiden käyttäjäprofiili voi olla eri kuin painetulla lehdellä. Kannattaa selvittää, halutaanko oman ilmoituksen näkyvän jossakin muodossa myös nettiversioissa.

Tampereella ja lähiseudulla suosittuja sanoma- ja ilmaisjakelulehtiä ovat muun muassa Aamulehti, Tamperelainen, Moro, Suur-Tampere, Voima, Hervannan sanomat, Ideapark Uutiset, Kangasalan sanomat, Akaan Seutu, Lempäälän-Vesilahden Sanomat, Sydän-Hämeen lehti ja Ylöjärven Uutiset.

Radiossa ja televisiossa mainostaminen tarjoaa mahdollisuuden tuoda äänen ja kuvan avulla oma tapahtuma suuren yleisön tietoisuuteen. Varsinkin radiossa pitää panostaa toistojen määrään. Radio- ja tv-mainosten hinta riippuu ratkaisevasti toistomääristä ja esitysajoista, mutta kustannus on yleensä suurehko.

Tampereella ja Pirkanmaalla majaansa pitäviä radioita ovat muun muassa SUN Radio, Radio 957, Kiakkoradio, Radio Moreeni, Radio Musa ja Pispalan Radio. Monet valtakunnalliset radiokanavat kuuluvat myös Tampereella.

Tapahtumista kiinnostunut yleisö seuraa tapahtumakalentereita, joten kannattaa varmistaa, että oma tapahtuma on niissä mahdollisimman kattavasti. Eri näkökulmasta tehtyjä tapahtumakalentereita on Tampereella paljon ja niitä sekä tulee lisää että poistuu, joten tapahtumajärjestäjän kannattaa seurata tilannetta. Tapahtumat.tampere.fi on Tampereen kaupungin omistama Eventz.today-rajapintaa hyödyntävä tapahtumakalenteri, josta tapahtumatiedot välittyvät myös esim. Tampere.Finland-mobiilisovellukseen, Visit Tampereen tapahtumakalenteriin ja Aamulehden Menokoneeseen.

Muutamia Tampereen tapahtumakalentereita:

• tapahtumat.tampere.fi
• Aamulehden Menokone
• Visit Tampereen tapahtumakalenteri
• meteli.net (keikkakalenteri)
• kohokohdat.fi
• Business Tampereen yritystapahtumakalenteri
• lahella.fi

Ulkomainonnan tarkoitus on tavoittaa kaupungissa liikkuvat ihmiset. Sillä saavutetaankin siten laaja joukko erilaisia ihmisiä, muun muassa niitä, jotka eivät seuraa sosiaalista tai muuta mediaa.

Erilaisia ulkomainosmuotoja ovat muun muassa banderollit, mainostaulut, tapahtumailmoitustaulut, diginäytöt ja bussit. Tarvittaessa voit käyttää mediatoimistoja tunnistamaan sopivat kanavat. Tutustu myös Mediani-portaaliin, johon on koottu osa Tampereen mediapaikkojen omistajista: Mediani Tampere.

Mainostaulut

Eri toimijat vuokraavat suuria mainostauluja, joita on esimerkiksi katujen varsilla, ostoskeskuksissa, bussi- ja ratikkapysäkeillä, asemilla, pysäköintihalleissa ja pyörivissä pilareissa. Alan toimijoita ovat Tampereella muun muassa JCDecaux, Mediateko ja ClearChannel.

Tampereen kaupunki välittää tapahtumajärjestäjille maksuttomia mainospaikkoja ympäri kaupunkia olevien JCDecaux’n Abribus-tauluihin. Mainostaulupaikkaa voivat hakea tapahtumatoimijat, jotka tuovat tauluissa esiin varsinkin maksutonta, kaikille suunnattua ohjelmallista sisältöä. Kaupallisista tapahtumista ja logojen esittämisestä on tarkat säännöt, jotka pohjautuvat Tampereen kaupungin ja JCDecaux’n väliseen sopimukseen. Kovan kysynnän takia kaikille toimijoille ei voida myöntää mainostaulupaikkaa. Julisteiden suunnittelun ja painatuksen kustannuksista vastaa tapahtumajärjestäjä.

Paikkojen haku kullekin vuodelle tapahtuu tällä hetkellä edellisen vuoden lokakuun alussa. Lisätietoja ja varaukset mainospinnat-sivulta, linkki alla olevassa hyödyllisiä linkkejä -osiossa.

Tapahtumailmoitustaulut

Tampereen keskustan alueella on yhteensä kymmenen tapahtumien mainostamiseen tarkoitettua maksutonta tapahtumailmoitustaulua. Nämä ilmoitustaulut ovat Tampereen kaupungin sijoittamia virallisia ilmoitustauluja. Julisteita tai muita mainoksia ei ole sallittua kiinnittää muualle. Kartta tapahtumailmoitustauluista alla olevassa hyödyllisiä linkkejä -osiossa.

Banderollit

Tampereen kaupungilta voi varata banderollipaikkoja tapahtuman mainostamista varten. Varaaminen tapahtuu hakemuksella, joka osoitetaan Tampereen kaupungin tilaomaisuuden hallinnalle. Banderollien asennuksen ja poistamisen puolestaan hoitaa Tampereen Vera Oy. Paikka ja asennus ovat maksullisia.

Lisätietoja alla olevassa hyödyllisiä linkkejä -osiossa.

Digi- ja medianäytöt

Painetuille julisteille tarkoitettujen paikkojen lisäksi Tampereella on digitaalisia näyttöjä, joille mainosmateriaali toimitetaan digitaalisessa muodossa. Tässä on se etu, että tapahtumajärjestäjän ei tarvitse maksaa aineiston painatuksesta. Lisäksi monet näistä näytöistä mahdollistavat myös liikkuvan kuvan käyttämisen.

Tampereen kaupunki välittää maksutonta mainostilaa tällä hetkellä kolmeen katujen varsilla sijaitsevaan medianäyttöön. Näytöt on tarkoitettu tapahtuman esittelyyn eikä niissä saa näkyä kolmannen osapuolen markkinointia tai lipunhintoja.

Paikkaa medianäyttöön voi hakea ympäri vuoden nettisivujen kautta. Mikäli paikka myönnetään, tapahtumajärjestäjä tekee aineiston tarvittavissa tiedostomuodoissa ja toimittaa sen Tampereen kaupungille.

Ulkomainontaa suunnitellessa ei kannata unohtaa busseja ja ratikoita. Busseissa ja ratikoissa on mahdollista mainostaa sekä ulkoseinissä että matkustamonäytöillä.

Harvinaisempia liikennevälineitä ulkomainoskäyttöön ovat taksit, kaupunkijunat, polkupyörät ja promoautot.

Julisteet ja flyerit ovat suosittuja mainoskanavia. Julisteita ja flyereita voi laittaa muun muassa Tampereen kaupungin virallisille ilmoitustauluille ja luvan pyytämällä kirjastoihin, kauppoihin, ravintoloihin, kahviloihin sekä urheilu- ja harrastustiloihin. Paikkojen kanssa voi olla hyvinkin luova, mutta kannattaa muistaa, että julisteita ei yleensä saa kiinnittää ilman lupaa ja maassa pyörivät ei-kiinnostuneille jaetut flyerit vain roskaavat ja menevät hukkaan.

Tapahtuman mainostamisen ei tarvitse rajoittua tuttuihin kanaviin. Elämykselliset tempaukset jäävät mieleen ja herättävät tunteita. Kesäistä tapahtumaa voidaan esimerkiksi mainostaa järjestämällä alkukeväällä pieni esitapahtuma. Kauempana keskustasta (esim. Teisko, TESC) järjestettävää tapahtumaa voidaan mainostaa järjestämällä samaan aikaan pienimuotoinen tapahtuma ydinkeskustassa. Kauppakeskuksissa ja kadulla toteutettaviin tempauksiin tarvitaan pääsääntöisesti lupa.