Tapahtuman turvallisuus

Tapahtumien turvallisuutta säätelevät erilaiset lait ja säädökset: Esimerkiksi pelastuslaki (toteutumista valvoo Pelastuslaitos), kokoontumislaki (Poliisi), terveydensuojelulaki ja kuluttajaturvallisuuslaki (Tukes) asettavat tapahtuman järjestäjän toiminnalle vaatimuksia, jotka turvaavat niin tapahtumassa kävijää kuin itse tapahtuman järjestäjääkin. Lakien ja niiden perusteella tehtävien ilmoitusten ja suunnitelmien tehtävä on myös herätellä tapahtumajärjestäjää pohtimaan tapahtuman sisältämiä vaaroja ja riskejä.

Pelastuslaitoksen, poliisin ja ensihoitoviranomaisten ottaminen mukaan tapahtuman suunnitteluun ja esimerkiksi riskien kartoittamiseen auttaa tapahtumajärjestäjää ehkäisemään vaaratilanteet entistä laajemmin.

Mahdollisia riskitekijöitä:

• tapaturmat
• ihmisten pakkautuminen (paniikki)
• rakennelmien sortuminen
• rajuilmat (ja niiden seurauksena esim. rakenteiden lentäminen)
• vesialueiden läheisyys
• pyrotekniikka, ilotulitusnäytökset
• väkivaltainen isku
• kuluttajapalvelut (esim. lennätykset, benji-hypyt, ajelut, tatuoinnit)

Huomaa, että nämä riskit koskevat niin pieniä kuin suuriakin tilaisuuksia.

Ota huomioon, että vaikka jonkin tapahtumaan liittyvän palvelun tai toiminnon (esimerkiksi ilotulituksen) tuottaa jokin ulkopuolinen taho, on tapahtumajärjestäjä vastuussa myös tämän toiminnon turvallisuudesta.

Tapahtumajärjestäjällä on kuluttajaturvallisuuslain mukainen vastuu huolehtia, että tapahtuman asiakkaat ovat tietoisia tapahtuman turvallisuudesta. Tietoa voi välittää esimerkiksi erilaisin ohjekyltein ja kuulutuksin.

Vaaratilanteet ja onnettomuudet

Jos riskikartoituksesta ja riskienhallinasta huolimatta tapahtumassa sattuu vaaratilanne tai onnettomuus, on tapahtumajärjestäjän velvollisuus tehdä tapauksesta ilmoitus kuluttajaturvallisuutta valvovalle Turvallisuus- ja kemikaalivirastolle (Tukes).

Viranomaistapaamiset

Tapahtumajärjestäjän on tapahtumaa suunnitellessaan ja järjestäessään tarvittaessa aktiivisesti konsultoitava viranomaisia onnistuakseen turvallisen ja viihtyisän tapahtuman järjestämisessä. Suurista tapahtumista ja muista tapahtumista, joista voi aiheutua yleisölle tai ulkopuolisille haittaa, on järjestettävä hyvissä ajoin ennen tapahtumaa viranomaispalaveri, johon kutsutaan kaikki tarvittavat viranomaistahot.

Palaverissa käydään tapahtuma läpi, ja kukin viranomainen asettaa omat ehtonsa, jotka järjestäjän tulee huomioida. Tilaisuuden luonteesta riippuen tapaamiseen voivat osallistua muun muassa poliisi, pelastusviranomainen, rakennusvalvonnan edustaja, ympäristönsuojelun, terveydensuojelun ja elintarvikevalvonnan edustajat sekä katutilavalvonnan ja kiinteistötoimen edustajat.

Palaverin järjestämiseen voit pyytää apua tapahtumapalveluilta.

Järjestyksenvalvonta

Tapahtuma-aikaista turvallisuutta valvovat järjestyksenvalvojat, joita on pääsääntöisesti oltava vähintään yksi sataa tapahtumassa kävijää kohden. Vähimmäisrajan järjestyksenvalvojien määrälle asettaa poliisi ja se voi myös tarvittaessa vaatia tapahtumajärjestäjää lisäämään järjestyksenvalvojien määrää.

Turvallisuudesta vastaavien henkilöiden on voitava olla yhteydessä toisiinsa esimerkiksi radiopuhelimilla. Järjestyksenvalvojien on seurattava tapahtuman kävijämäärää, jotta tilan tai alueen suurin sallittu yleisömäärä ei pääse ylittymään.

Riskialttiissa ja suurissa tapahtumissa tulee olla erillinen turvallisuuspäällikkö, joka toimii pelastus- ja ensihoitoviranomaisten yhteyshenkilönä ja laatii heidän kanssaan hälyttämisohjeet ja ensiapusuunnitelman. Ohjeet jaetaan jokaiselle ensiapuun osallistuvalle, tapahtuman toimijoille, järjestysmiehille ja muille tapahtuman järjestämiseen osallistuville. Tärkeintä on, että jokainen tietää, miten toimia ja kehen ottaa yhteyttä hätätilanteessa.

Ensiapuhenkilöstö

Tapahtumajärjestäjän on tarvittaessa järjestettävä tapahtumapaikalle ensiapupiste, jonka ensiapuvalmius, taso ja laajuus riippuvat tapahtuman luonteesta, laajuudesta, yleisömäärästä ja riskitasosta. Ensiapuvalmiuden taso voi tapahtuman luonteesta ja kävijämäärästä riippuen vaihdella yhdestä 2–3 hengen partiosta useisiin partioihin. Ensiapuvalmiuden tason määrittelee tapauskohtaisesti Pirkanmaan sairaanhoitopiirin ensihoitokeskus. Pienissä ja vähäriskisissä tapahtumissa ei erillistä ensiapuryhmää tarvita, mutta tällöinkin tapahtuma-alueelta on löydyttävä välineet ensiavun antamiseen. Tapahtumajärjestäjä vastaa myös ensihoitovalmiudesta ja lisäavun hälyttämisestä.

Suurissa urheilutapahtumissa tapahtumasta informoidaan lisäksi alueen ensiapua tarjoavaa sairaalaa.

Vakuutukset

Viranomaisille toimitettavat luvat ja ilmoitukset eivät poista tapahtumajärjestäjän vastuuta mahdollisista onnettomuuksista. Tapaturmien ja onnettomuuksien korvausvastuu säilyy aina tapahtuman järjestäjällä. On hyvä muistaa, että yrityksen tai yhdistyksen yleisvakuutus ei aina pidä sisällään yleisötapahtuman vastuuvakuutusta, joka korvaisi yleisölle tapahtumassa sattuneet vahingot. Tapahtumajärjestäjän kannattaakin selvittää jo suunnitteluvaiheessa, millaisia vakuutuksia tapahtumaa varten tarvitaan.

Tapaturmavakuutus

Tapaturmavakuutus kattaa sekä tapahtumajärjestäjälle, tapahtuman henkilöstölle että talkooväelle tapahtuneet tapaturmat. Jos tapahtumajärjestäjällä on palkattua henkilökuntaa, määrää laki hankkimaan jokaiselle työntekijälle tapaturmavakuutuksen.

Tapahtumajärjestäjä on vastuussa vapaaehtoisten turvallisuudesta. Tarkasta oman tapahtumasi osalta, millainen vakuutusturva on riittävä.

Vastuuvakuutus

Vastuuvakuutus kattaa tapahtuman korvausvastuun yleisöä, toimihenkilöitä tai ulkopuolisia kohdanneista henkilö- tai esinevahingoista. Vakuutus ei korvaa tapahtuman järjestäjälle, henkilökunnalle tai talkooväelle tapahtuneita vahinkoja. Poliisi edellyttää tapahtumasta tehtävän yleisötilaisuusilmoituksen hyväksymiseksi vastuuvakuutusta.

Esineiden vakuuttaminen

Mieti, millaisia esineitä tapahtumassasi on, ja kenen vastuulla niiden vakuuttaminen on. Muista sopia kunkin arvoesineen vastuusta erikseen. Esimerkiksi instrumentit ja äänentoistovälineet ovat tavallisia monissa tapahtumissa ja voivat olla arvokkaita. Taideteoksia koskevat omat säännöksensä.

Työsuojelu

Osa tapahtuman turvallisuutta muodostuu työntekijöiden turvallisuudesta. Yleisötapahtumassa tapahtuu onnettomuuksia ja virheitä erityisesti silloin, kun työntekijät ovat väsyneitä ja ylirasittuneita tai henkilöstöä on liian vähän. Muista huolehtia muun muassa seuraavista asioista:

• Vuorokausi- ja viikkolepo: Työaikalaki säätelee sitä, kuinka pitkään työntekijät voivat olla yhtäjaksoisesti töissä. Alaikäisiä koskevat tiukemmat säännöt.
• Yötyön erityispiirteiden huomioiminen.
• Oikeat välineet ja työtavat työssä suoritettaviin nostoihin, siirtoihin ja kantamisiin. Varmista, että käytössä on sopivat apu- ja suojavälineet.
• Lämpöolosuhteiden huomioiminen ja tarvittaessa pidemmät tauot / tauot eri tiloissa.
• Henkisesti turvalliset työolosuhteet, esimerkiksi väkivallan uhan ja häirinnän minimoiminen/poistaminen.
• Kaikkien työntekijöiden ja erityisesti kausityöntekijöiden, harjoittelijoiden ja vapaaehtoisten perehdyttäminen.

Telttojen ja muiden rakenteiden kiinnittäminen

Tuuli tarttuu erittäin helposti telttaan ja saa sen lentämään monia metrejä, mikäli telttaa ei ole kiinnitetty kunnolla. Tällaiset onnettomuudet ovat valitettavan yleisiä. Telttojen ja muiden rakenteiden kiinnittämiseen voi tarvittaessa käyttää lähes mitä tahansa painavia esineitä kahvakuulista hiekalla tai vedellä täytettyihin kanistereihin.

Varmista, että sinulla on tiedossa kaikkien rakenteiden tuulirajat. Stage managereilla ja rakenteista vastaavilla on syytä olla tuulimittarit.

Jos tuuli käy voimakkaaksi:

• tarkista rakenteen kestävyys
• pura/irrota mahdollisesti vaaralliset rakenteet kuten banderollit ja beach flagit
• tarvittaessa evakuoi alue tarpeelliselta osin.

Teltat ja muut rakennelmat on kiinnitettävä tukevasti maahan ja niissä on oltava henkilömäärään nähden riittävästi opastettuja poistumisreittejä ja alkusammutuskalustoa. Niiden tulee myös muutoin olla palo- ja henkilöturvallisuuden osalta riittävällä tasolla.

Noudata teltan/rakenteen valmistajan ohjetta! Teltta on kiinnitetty tukevasti alustaansa valmistajan tai pätevän suunnittelijan ohjeen mukaisesti esimerkiksi betoni- tai vesipainoin. Mikäli käytössä ei ole valmistajan tai suunnittelijan laatimia ohjeita, enintään 300 m2 telttojen pystyttämiseen suositellaan seuraavaa:

• Rungon osat kytketään toisiinsa lukittavilla liittimillä.
• Teltan vakauttamiseen vaikuttaa muun muassa teltan rakenne, korkeus ja muoto. Irtopainoja käytettäessä pienten telttojen jokaisessa kulmassa on vähintään seuraavat painot: 2 x 2 teltta 15 kg/tolppa; 4 x 4 teltta 62 kg/tolppa; 5 x 5 teltta 96 kg/tolppa; ja 6 x 6 teltta 139 kg/tolppa. Minimipainot koskevat telttoja, joissa on kattopressu ja mitoittava tuulen nopeus on enintään 15 m/s. Voimakkaammalla tuulella on poistettava kattopressu tai lisättävä painoja.
• Teltat kiinnitetään maa-ankkureihin tai irtopainoihin kuormaliinoilla, joiden vetolujuus on vähintään 250 kg. Narut tai vastaavat eivät ole luotettavia kiinnityksiä.
• Tämän ohjeen mukaisesti kiinnitetyt teltat eivät välttämättä pysy kiinnitettynä rajuilman sattuessa.

Rajuilman sattuessa tai tuulen yltyessä yli 15 m/s telttojen kiinnitystä tehostetaan tai telttojen käyttö keskeytetään. Ihmiset ohjataan pois telttojen läheisyydestä ja teltat puretaan, jos se on mahdollista. Mikäli valmistaja on antanut muita ohjeita, noudatetaan niitä.

Muita kiinnityksiä:

• vahvalla narulla telttaan/rakenteeseen kiinnitetyt vesikanisterit/kahvakuulat käyvät painoiksi, jos ne ovat tarpeeksi raskaita
• tolppiin tai muihin kiinteisiin rakenteisiin sitominen voi vähentää painojen tarvetta
• vahvat maakiilat käyvät kiinnittämiseen.

HUOM! Luonnonkivet tai muut irtopainot eivät missään tapauksessa käy kiinnittämiseen! Painorajat koskevat tavallista säätä. Rajuilmalla kiinnityksiä pitää tehostaa.

Tarkempia tietoja voi pyytää Pirkanmaan pelastuslaitokselta.

Uloskäynnit

Tapahtumajärjestäjällä on kuluttajaturvallisuuslaissa määritelty vastuu taata palvelunsa (=tapahtuman) turvallisuus. Järjestäjän tulee varmistua siitä, että turvallisuus toteutuu saapumisessa, osallistumisessa, liikkumisessa sekä poistumisessa. Turvallisuuden vuoksi tapahtumakäytössä oleville tiloille on määritelty uloskäyntien minimileveyksiä:

• Osallistujamäärän ollessa <240, uloskäynnin minimileveys on 1200 mm.
• Osallistujamäärän ollessa >240, uloskäynnin leveys on 1200 mm + 400 mm jokaista 60 kävijää kohden

Viranomaistarkastus

Ennen tapahtuman alkua järjestetään viranomaistarkastus, johon viranomaiset osallistuvat intressiensä mukaisesti. Tarkastuksen koollekutsumisesta vastaa tapahtuman järjestäjä. Tarkastus järjestetään tapahtuma-alueella. Viranomaistarkastukselle sovitaan aika etukäteen ja siitä ilmoitetaan kaikille viranomaistahoille. Tarkastuksessa käydään läpi tapahtuman kriittiset elementit, turvallisuusriskit ja muut viranomaisten näkökulmasta olennaiset asiat. Ota tarkastukseen mukaan tarvittavat asiakirjat, mm. turvallisuus- ja pelastussuunnitelma ja kuluttajaturvallisuusasiakirja.